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Marco Gandra Brasileiro – Casado 41 anos - CNH B Nascido em Belo Horizonte e-mail gandraribeiro@gmail.com ...

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29 de nov de 2011

Estimativas para o estágio de concepção





Quando um projeto ou um grupo de projetos estão no estágio de concepção, uma estimativa de alto nível deve ser criada para ver se o projeto é viável ou não. Normalmente, não faz sentido investir muito tempo para criar uma estimativa detalhada, devido que neste momento não sabemos se o projeto fornecerá algum retorno aceitável. Basicamente, o seu interesse é apenas em saber a magnitude do esforço necessário.
A melhor maneira de estimar o esforço e o custo de um projeto com exatidão é criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) e uma estimativa para cada pacote de trabalho (os componentes do nível mais baixo da EAP). Esta abordagem de criar estimativas é referida como técnica de "Baixo para Cima". Esta técnica detalhada requer um esforço maior e não é apropriada para criar as estimativas iniciais necessárias no processo de priorização e seleção.
Ao invés disso, a melhor abordagem a ser utilizada é uma do tipo de "Cima para Baixo". A idéia é tentar obter a melhor estimativa com o menor esforço possível.
Existem várias técnicas deste tipo que poderão ser utilizadas para criar estimativas em alto nível. Este artigo fornece algumas dessas técnicas que devem ser consideradas.
Histórico Prévio
Esta é sem dúvida a melhor maneira para calcular o trabalho. Se a sua organização documentar e arquivar as horas de trabalho dos projetos anteriores, você terá informações que o ajudarão a calcular um novo trabalho. Com este método, as características do trabalho anterior, juntamente com as horas de trabalho reais são armazenadas em uma base de dados. Então você poderá descrever as características do seu projeto e procurar para ver se um trabalho semelhante foi executado no passado. Neste caso, você terá uma boa idéia do empenho exigido para realizar o seu trabalho.
Estrutura Analítica de Projeto parcial (EAP)
Nesta abordagem, começa-se criando uma EAP tradicional, mas não decomposta até o nível detalhado (pacotes de trabalho), dois níveis é o suficiente. Nesse ponto, estima-se os componentes do trabalho, utilizando uma das técnicas abaixo.
Analogia
Mesmo que você não tenha o histórico das horas reais utilizadas em projetos anteriores, você ainda poderá alavancar o trabalho anterior. Analogia significa que você procura projetos similares. Não importa, se as características não forem exatamente as mesmas. Descreva o seu trabalho e verifique primeiramente a base de dados da sua empresa para ver se algum trabalho semelhante foi realizado no passado. Caso a sua empresa não tenha uma base de dados, pergunte! Se você encontrar alguma combinação, pegue as horas de trabalho que o projeto demandou e utilize estas informações para criar as suas estimativas. Se a sua organização não documenta as horas reais de trabalho do projeto, verifique se há uma estimativa do esforço requerido e da duração das mesmas. O gerente do projeto anterior não deve ter as informações sobre o esforço real utilizado, mas deve ter informações sobre a duração real do projeto. Se a duração real bater a duração estimada, você poderá supor que as horas do esforço também eram aproximadas. Por outro lado, se o projeto ultrapassar 20% da duração estimada, você poderá concluir que as horas do esforço também ultrapassaram 20%.
Razão
A razão é semelhante à analogia, exceto que você tem alguma base para comparar trabalhos com características semelhantes, mas em uma escala maior ou menor. Por exemplo, você poderá descobrir que o trabalho exigido para completar uma instalação de software no escritório do Rio de Janeiro é de quinhentas horas e um dos grandes motivos do esforço requerido é o número de pessoas que há no escritório. Se existem duas vezes mais pessoas no escritório de São Paulo, o que leva você a acreditar que poderá necessitar de mil horas para instalar este software neste escritório.
Parecer Técnico
Em muitos casos você poderá precisar de um perito interno ou externo para ajudar a estimar o trabalho. Por exemplo, se esta é a primeira vez que você vai utilizar uma nova tecnologia, você poderá necessitar da ajuda de uma empresa externa para lhe fornecer informações. Muitas vezes estas estimativas são baseadas na experiência de outras empresas. Mas, você poderá descobrir que já tem um perito interno na empresa que já realizou isto muitas vezes.
Modelagem Paramétricas
Nesta técnica, existe um padrão no trabalho que permite a você utilizar um algoritmo para direcionar a estimativa. Por exemplo, se você souber que pode construir um quilômetro de rodovia de uma pista por um milhão de reais, você deverá poder calcular facilmente uma estimativa para dez quilômetros de rodovia com quatro pistas (quarenta milhões de reais). Ou, se pedirem para você criar quarenta relatórios novos, primeiro estime o esforço para um relatório médio (talvez a média entre um relatório pequeno, médio e grande), então, multiplique o resultado por quarenta para obter a estimativa final.
Estimar em Fases
Um dos aspectos mais difícil nas estimativas dos projetos é quando você não sabe exatamente da atividade ou do trabalho que será realizado no futuro. Pode ser muito difícil definir e estimar atividades programadas para começar somente após três meses, e mais difícil ainda estimar atividades programadas para começar somente após seis ou nove meses. A principal razão disso é que as decisões tomadas e as entregas produzidas anteriormente podem ter um impacto positivo ou negativo nas atividades futuras. Com isso, quanto mais longo for o prazo para iniciar uma tarefa, mais riscos serão introduzidos.
A melhor abordagem para projetos grandes é fracionar os trabalhos em uma série de projetos pequenos. Cada projeto pequeno poderá então ser planejado, estimado e gerenciado com maior chance de sucesso. Na perspectiva da estimação, o primeiro projeto pode ser estimado com maior precisão e os projetos subseqüentes em um nível elevado. Quando um projeto for completado, o próximo projeto poderá ser estimado com um grau maior de confiança e estimativas redefinidas para os projetos restantes. Esta técnica também fornece pontos de checagem (Marcos) ao final de cada projeto, fazendo com que toda essa iniciativa possa ser revalidada, baseada nas estimativas atuais e para validar que o programa continua viável.
Sumário
Quando você tiver que criar uma estimativa rápida para um projeto, utilize uma das técnicas de "Cima para Baixo". Dependendo das características do projeto e do tipo de informação que você tiver disponível, estas técnicas poderão realmente ser muito precisas. No pior caso, pelo menos elas lhe fornecerão uma estimativa aceitável. Este tipo de estimativa deve fornecer uma estimativa grosseira com uma precisão de - 25% a +75%. Em outras palavras, se você estimar o custo de um projeto em R$100.000, você irá esperar que o custo real esteja dentro de R$ 75.000 a R$ 175.000. Se a gerência ou cliente necessitar de maior exatidão, eles terão que alocar mais tempo para descobrir   mais detalhes e utilizar outras técnicas mais precisas.

PERGUNTA: Que técnica você utiliza para criar estimativas de alto nível?
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Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis nametodologia TenStep PGP®.

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