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10 de dez de 2011

Calculando o limiar (Threshold) de estimativas


Por: JOHN GRASS
Em:  http://tenstep.com.br/blog/?p=358


Threshold
O processo de criação de uma estrutura analítica do projeto (EAP), requer um processo repetitivo de fracionar partes maiores do trabalho em uma série de partes cada vez menores.

A questão é, até que tamanho as atividades devem ser fracionadas. A resposta a essa pergunta é o limiar para o fracionamento do trabalho e não fará sentido fracioná-lo ainda mais. Não há nenhuma regra rígida e fixa para o limiar, mas há algumas diretrizes gerais e então algumas advertências que poderão ser aplicadas.
Geralmente para projetos grandes, qualquer parte do trabalho que for superior a 80 horas de empenho deverá ser fracionada em partes menores. Em outras palavras, não deverá haver nenhuma atividade no cronograma com a duração superior a 80 horas. Contudo, para os projetos de tamanho médio ou pequeno, o limiar poderá ser menor e provavelmente será menor. Se o seu projeto for de tamanho médio, as atividades não deverão ser maiores que 40 horas. Se o projeto for pequeno, fracione as atividades em trabalhos menores que 20 horas. Lembre-se de que o limiar que você estabeleceu é o limite máximo e você poderá fracionar as atividades menores de acordo com as suas necessidades.
Atribuir o trabalho menor de que seu ponto limite, permite que o trabalho seja mais manejável. Quando você atribui um trabalho a um membro da equipe, você não sabe com certeza se ele está progredindo até que a data final da entrega chegue. Por exemplo, se você atribuir a um membro da equipe, uma parte do trabalho que é para ser executado em quatro semanas, você não saberá com certeza se o trabalho estará progredindo como planejado até à data final chegar. Neste caso, se o trabalho for terminado na data final, ou antes, você saberá que o trabalho está nos trilhos. Se o trabalho estiver atrasado, você saberá também. Entretanto, quatro semanas (ou mais) é muito tempo para saber se o trabalho está nos trilhos. Uma abordagem melhor é dividir a atividade de quatro semanas em quatro atividades de uma semana cada. Então você saberá após a primeira semana se o trabalho está nos trilhos ou não.
Há duas advertências para você ter em mente.
1. É possível que as atividades que serão trabalhadas em um futuro distante, não possam ser fracionadas o suficiente para atender o limiar, porque poderá haver muitas coisas desconhecidas sobre elas. Se esta incerteza envolver somente algumas atividades, então você poderá deixar o trabalho em um nível superior. Contudo, se for difícil para definir e estimar a maior parte do trabalho futuro, a melhor abordagem será fracioná-lo em um projeto separado, fora do escopo que já está atualmente sendo planejado. Por exemplo, poderá ser difícil planejar e estimar o trabalho das fases de construção e de testes de um projeto sem primeiramente definir as exigências do negócio. Nesse caso, a melhor abordagem é definir um projeto inicial para reunir as exigências do negócio, como um segundo projeto de acompanhamento para projetar, construir e testar a solução. Com base nos resultados do primeiro projeto, o segundo projeto poderá ser esboçado e estimado com maior precisão.
Sendo assim, se você não tiver a opção de múltiplos projetos, este trabalho futuro poderá ser deixado em um nível mais alto que o limiar. O risco é que, quando este trabalho se aproximar, as estimativas terão uma margem de erro maior e você terá que lidar com as conseqüências de exceder o prazo final e o orçamento do seu projeto. A reserva de contingência para as estimativas pode ser aumentada para gerenciar as incertezas do trabalho futuro.
2. Uma das razões para fracionar atividades em partes menores é para saber claramente o que deve ser feito. Se uma atividade for bastante óbvia para a pessoa que for designada, então essa atividade não necessitará ser fracionada além do limiar. Por outro lado, se o trabalho não for bem conhecido pela pessoa designada, então o trabalho poderá ser fracionado além do limiar para fornecer maior clareza a essa pessoa. Por exemplo, se uma atividade que foi calculada para ser concluída em 70 horas nunca foi executada antes, a mesma poderá necessitar ser fracionada em uma série de atividades menores para garantir que as pessoas designadas saibam exatamente o que deve ser feito.
Estes dois fatores – a habilidade para gerenciar eficazmente o trabalho e a habilidade para entender o trabalho requerido – devem dirigir a sua decisão sobre o quão pequeno as atividades deve ser.
Um outro limiar que deve ser considerado é o limiar de duração. Em geral, a duração das atividades deveria ser fracionada em um nível não superior a dois ciclos de reportagem do trabalho da equipe do projeto. Por exemplo, se você receber uma atualização de andamento formal (Status) da sua equipe a cada duas semanas, então o limiar de duração não deverá ser maior que quatro semanas. Ou se você tiver semanalmente uma reunião de avaliação de andamento (Status) do projeto, as atividades não deverão ter mais de que duas semanas. Esta regra assegurará de que não haverá mais de que dois períodos de avaliação de andamento (Status) do projeto antes de uma atividade ser indicada como completada ou sinalizada como atrasada. Por exemplo, se você se reunir com a sua equipe semanalmente e a duração da atividade for menor ou igual a duas semanas de empenho, então nenhuma atividade ficará ativa mais de que duas reuniões antes de ser indicada como completada ou atrasada. Por outro lado, se você tiver uma atividade com a duração de cinco semanas, é possível que haja até seis reuniões de avaliação de andamento (Status) do projeto antes que você tenha certeza de que a atividade será completada ou não de acordo com o cronograma. Este é um exemplo de onde a atividade precisa ser fracionada no mínimo um nível a menos. Atividades menores permitem o descobrimento de problemas muito mais cedo.
O contrário desta situação também é um fato. Por exemplo, se você dividir uma atividade de 200 horas em quatro atividades menores – cada atividade ficará menor de que 80 horas, mas se quando você for atribuir o trabalho, você descobrir que este grupo de quatro atividades será atribuído a uma equipe de três pessoas. Neste caso, o limiar de 80 horas é muito curto. Você deverá rolar as quatro atividades menores em uma atividade de 200 horas novamente, porque esta atividade de 200 horas tem uma equipe de apenas três pessoas para realizá-la no prazo de duas semanas.
Obs. O limiar de duração será utilizado quando o cronograma for finalizado e não quando for criada a EAP. Quando a EAP for criada, você saberá somente as estimativas das horas de esforço. Depois que os recursos humanos forem aplicados no diagrama de rede, você poderá validar se a regra do limiar de duração é satisfatória e fazer algumas alterações se necessário.
PERGUNTA: Como você determina o nível de decomposição da EAP em seus projetos?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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