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12 de dez de 2011

Este trabalho é um projeto? e se for, qual é o nível de gerenciamento apropriado?


Por: JOHN GRASS

Antes de ser um bom “gerente de projetos” e aplicar as boas técnicas de ‘gerenciamento de projetos’, você deve assegurar-se de que o trabalho que você está assumindo é, de fato, um projeto. Algumas pessoas dizem que todo o trabalho é um projeto, mas não é bem isso. Na verdade há muitos tipos de trabalho – Suporte (apoio), Operações, Gerenciamento, Projetos, etc.
  • O trabalho de suporte inclui a manutenção de sistemas, soluções ou processos atuais. Para as pessoas que trabalham no desenvolvimento de TI, o trabalho de suporte consiste em responder a perguntas, comparecer as reuniões regularmente agendadas, solucionar problemas nos sistemas de produção, etc. Para as pessoas que trabalham nas vendas, isso pode significar fazer chamadas diárias de vendas, movimentar contratos através de um processo de aprovação, atualizar registros de chamadas, etc.
  • O trabalho de operações consiste no trabalho rotineiro requerido para a execução dos processos de negócio da empresa. Para um encarregado de contas a receber, isso poderá significar a verificação de contratos, de contas de saldos, fechamento de sistema, etc.
  • O trabalho de gerenciamento é requerido para gerenciar e liderar pessoas e processos do negócio.
Os critérios chave são de que estes tipos de trabalho são contínuos e fazem parte da rotina de seu trabalho no dia-a-dia. Estes são trabalhos que você faz hoje, fará amanhã, e continuará fazendo.
Por outro lado, os projetos não são rotineiros. A maior diferença entre essas categorias de trabalho é que os projetos, por definição, têm uma data de início e uma data de término definida. Há um ponto no tempo em que o trabalho não existiu (antes do projeto), um ponto em que o trabalho existe (durante o projeto), e um ponto em que o trabalho não existe novamente (após o projeto). Esta é a chave para determinar se um trabalho é um projeto ou não.
Outras características de um projeto incluem:
  • Todos os projetos são únicos. Podem ser similares aos projetos prévios, mas são diferentes em termos de prazos, recursos, ambiente, etc.
  • Os projetos resultam na criação de uma ou mais entregas.
  • Os projetos atribuem recursos humanos – a tempo integral, meio expediente ou ambos.
  • Os projetos têm um escopo do trabalho definido.
Sendo assim, você deve conhecer na prática. Na teoria, os projetos podem ter 1 hora, 100 horas ou até 100.000 horas. Então, você deve reconhecer que, apesar da criação de uma entrega pequena ser um projeto, ela não necessita da mesma estrutura e disciplina de um projeto grande. Um projeto de uma hora, você  “simplesmente executa”, toda a análise e o projeto estão em sua mente. Para um projeto de vinte horas, você, na maioria das vezes,  ’simplesmente executa’. Entretanto, você poderá necessitar de um pouco de planejamento, comunicar-se um pouco, talvez tratar um pouco dos problemas. Um projeto de cem horas, resulta em demasiado trabalho de planejamento e controle. Por exemplo, você necessita começar a definir o trabalho e construir um cronograma simples. Um projeto de 5.000 horas necessita de toda a disciplina de gerenciamento do projeto. Passando para o extremo, um projeto de 100.000 horas provavelmente possui muitas coisas para envolver a nossa mente. Este projeto maior terá que ser decomposto em projetos menores, mas relacionados, para que todo o trabalho seja executado.
A metodologia TenStep PGP® fornece guias que podem ser usados para determinar o tamanho de um projeto (pequeno, médio ou grande). Todos os processos da metodologia TenStep PGP® fornecem uma orientação baseada em projetos pequenos, médios e grandes. A TenStep usa três critérios básicos para determinar o tamanho do projeto:
1. O primeiro e mais importante é a estimativa do esforço do projeto. O guia geral utilizado pela metodologia TenStep PGP® é como segue:
  • Pequeno – 1 a 250 horas
  • Médio – 251 a 2.500 horas
  • Grande – Mais de 2.500 horas
Em sua empresa, as horas de esforço para categorizar os projetos podem ser diferentes. Em geral, quanto maior for o projeto, maior será a sua estrutura e a formalidade com o processo de gerenciamento de projetos.
2. O segundo fator é o nível de experiência do gerente de projetos. Se o gerente do projeto tiver muita experiência, você poderá decidir se o mesmo poderá gerenciar os projetos grandes com menos rigor. Por outro lado, você poderá solicitar que um gerente de projetos inexperiente gerencie um projeto de 2000 horas, que para ele é semelhantemente a um projeto grande, porque ele pode requerer mais estrutura.
3. O terceiro fator é a complexidade do projeto e a importância para a empresa. Por exemplo, você poderá decidir gerenciar um projeto de 1000 horas, como um projeto grande, porque este projeto é extremamente crítico para o negócio. Ou você poderá decidir gerenciar um projeto de 500 horas como se fosse um projeto pequeno, porque você já gerenciou dois projetos similares antes, e por essa razão isso lhe parece ser de baixo risco.
Sumário
Antes de prosseguir com o seu projeto, certifique-se de que o seu trabalho realmente é um projeto e também baseado no tamanho do projeto, certifique-se de que você aplicará a disciplina e o rigor de gerenciamento apropriado.
PERGUNTA: Como você determina o nível de disciplina e rigor de gerenciamento, para aplicar em seus projetos?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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