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8 de dez de 2011

Gerenciamento de documentos para projetos grandes


Por: JOHN GRASS
Em:  http://tenstep.com.br/blog/?p=399


DocMgmt2
Quanto maior o projeto, maior será o rigor e a estrutura necessária para gerenciar os documentos. Se você não pensar previamente em um bom plano de gerenciamento de documentos, você poderá se ver em uma grande confusão ao tentar guardar e encontrar documentos. O gerenciamento de documentos não é particularmente um processo seqüencial, mas sim uma abordagem e um grupo de técnicas para gerenciar os documentos. As áreas seguintes devem ser consideradas como parte de um plano de gerenciamento de documentos.

Designar um bibliotecário para o repositório de documentos do projeto. - Em projetos grandes, o gerente do projeto deverá designar um bibliotecário para ser o responsável pelo gerenciamento do repositório de documentos do projeto. Este não é um trabalho difícil se o projeto for pequeno ou médio. Entretanto, se o seu projeto gerar muitos documentos, isto poderá consumir muito tempo para gerenciar o repositório de documentos – talvez mesmo designando um membro da equipe com turno integral. Também, você necessitará designar uma outra pessoa para dar apoio ao bibliotecário quando o mesmo estiver fora. O papel de bibliotecário poderá ser atribuído a um ou mais membros da equipe. Mas, se o projeto requerer uma pessoa de turno integral, o papel de bibliotecário poderá ser preenchido por uma pessoa que trabalha na função de auxiliar de escritório.
Definir as regras de acesso do repositório de documentos. - As regras de acesso ao repositório de documentos descrevem quem poderá rever os documentos, quem poderá atualizá-los, etc. Normalmente, todos os membros da equipe devem ter acesso a maioria dos documentos, mas somente para leitura. Alguns documentos poderão necessitar de acesso mais restrito. Entretanto, você deverá deixar bem claro para os membros da equipe sobre quais são os documentos que eles poderão atualizar. Em geral, a regra é “A pessoa que criou o documento deverá ser a única que poderá atualizá-lo.”
Criar um esquema de palavras-chave e indexação para buscar os documentos do repositório. – Se o projeto utilizar uma ferramenta de software para o gerenciamento de documentos, você deverá procurar os documentos utilizando um mecanismo de busca. Normalmente, a busca é efetuada através do nome do documento (o que torna a padronização de nomes ainda mais importante) e/ou através de uma palavra-chave. Palavras-chave são palavras descritivas associadas a cada documento de forma que se alguém não souber o nome do documento ou aonde o mesmo está, possa encontrá-lo efetuando uma busca através da palavra-chave. Estas palavras-chave fazem parte da metadados do documento, eles fornecem a maneira para descrever o documento em si. A estrutura das palavras-chave deve ser definida previamente. Um exemplo de um esquema simples de indexação de um documento inclui o ‘título do documento‘, o ‘assunto do documento‘, o ‘autor ou a pessoa para contato’, a ‘data de submissão‘ e a ‘lista de palavras-chave‘. Então, o documento poderá ser encontrado mediante uma busca por qualquer palavra dentro do esquema de indexação.
Definir os procedimentos de atualização dos documentos dentro do repositório. - Todos os membros da equipe necessitarão de acesso aos seus próprios documentos que estão em andamento. Entretanto, a equipe do projeto necessita decidir se um membro da equipe poderá fazer as atualizações dos documentos de um outro membro da equipe. Por exemplo, poderá ser apropriado para qualquer pessoa adicionar documentos na área da biblioteca que guarda os documentos finais e aprovados. Por outro lado, você poderá restringir o acesso a estas áreas e permitir que somente o bibliotecário adicione e atualize os documentos. Este é um aspecto de regras sobre a atualização dos documentos que a equipe do projeto deve estabelecer cedo no projeto.
Determinar uma programação de retenção e exclusão dos documentos do repositório. - A exclusão de documentos antigos assegura que as informações contidas no repositório são relevantes. Por exemplo, os relatórios semanais de andamento (Status) do projeto podem não ser mais necessários após três meses. Por outro lado, o documento ‘Termo de abertura do projeto’ provavelmente necessitará ser guardado durante todo o projeto, mesmo que já tenham se passado 12 meses. Em intervalos regulares durante o projeto, o bibliotecário do repositório poderá arquivar quaisquer documentos que já não sejam mais relevantes e excluir documentos do repositório.
Determinar os requerimentos de recuperação do repositório e as cópias de segurança. – Se o repositório de documentos não tiver cópias de segurança efetuadas automaticamente, o gerente do projeto deverá incluir atividades no cronograma para garantir que as cópias de segurança sejam feitas. Se as cópias de segurança estão sendo realizadas por processos sistemáticos, assegure-se de que a freqüência das cópias é adequada para permitir a recuperação dos documentos o mais atualizado possível. O gerente do projeto deverá saber aonde as cópias de segurança são armazenadas e por quanto tempo. No mínimo uma cópia recuperável do repositório de documentos deverá ser mantida fora do local para o caso de um desastre.
Fazer revisão periódica no repositório. – Se o seu projeto for muito grande e o repositório de documentos for muito complicado, poderá ser recomendável fazer uma revisão periódica no repositório e nos processos gerais de gerenciamento de documentos. O Bibliotecário ficará responsável por coordenar essa revisão.
PERGUNTA: Que dica ou técnica, você poderia compartilhar conosco a respeito do gerenciamento de documentos de um projeto?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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