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11 de dez de 2011

Porque muitas pessoas não praticam efetivamente o gerenciamento de projetos?


Por: JOHN GRASS
Em:  http://tenstep.com.br/blog/?p=347


StageGate
Todos nós sabemos da importância de utilizar bons processos e boas técnicas de gerenciamento de projetos para todos os nossos projetos. De fato, nós investimos muito tempo estudando e aprendendo as melhores práticas e os novos conceitos em gerenciamento de projetos! Mas, por que muitas pessoas e empresas não utilizam as técnicas de gerenciamento de projetos?

Eu acho que há muitas razões para este fenômeno. Abaixo estão algumas razões e as minhas observações:
Um bom gerenciamento de projetos requer, antes de tudo, um investimento de tempo e de esforço – Muitas pessoas consideram-se ‘executoras’, e podem não estar confortáveis com as suas habilidades de planejamento. Muitas vezes, temos a tendência de discutir um problema e, logo resolvê-lo. Isso funciona quando temos um projeto que requer 5 horas para realizar uma mudança, mas não funciona em um projeto de 5000 horas. Em razão disso é que devemos resistir aos impulsos de resoluções imediatas. Primeiramente, o projeto será concluído mais cedo somente se você planejar e depois ter a disciplina para gerenciá-lo de forma efetiva.
A sua organização não está comprometida – É difícil de ser um bom gerente de projetos em uma organização que não valoriza as habilidades em gerenciamento de projetos. Por exemplo, se você utilizar o seu tempo para criar o documento  ”Termo de abertura do projeto” e o seu cliente lhe perguntar “porque você perde tempo fazendo isso?”, provavelmente, você não estará motivado para fazer um planejamento em seu próximo projeto. Para ser efetivo, toda a organização deve apoiar os processos padronizados de gerenciamento de projetos.
Você não tem a habilidade necessária - Você poderá descobrir que a falta de processos de gerenciamento de projetos não é uma questão de vontade, mas sim de habilidade. Às vezes, as pessoas são designadas para gerenciar projetos sem ter treinamento e experiência apropriada. Neste caso, essas pessoas sofrem por não ter as ferramentas ou treinamento necessário para gerenciar os projetos de maneira eficaz.
Os Executivos pensam que gerenciamento de projetos é uma ferramenta – Quando você discute sobre o Gerenciamento de Projetos com algum executivo ou com a gerência, eles primeiramente pensam que você deseja implantar uma ferramenta (software) que permite a você gerenciar melhor os projetos. Porém, se o gerenciamento de projetos fosse uma ferramenta, você, com certeza, teria mais chance em convencê-los a aderir a tal proposta. Entretanto, em alguns aspectos do Gerenciamento de Projetos, tais como a criação e o gerenciamento do Cronograma, podemos utilizar uma ferramenta, mas não é desta forma que o Gerenciamento de Projetos tem o seu valor reconhecido. O valor está na utilização consistente de processos sólidos em gerenciamento de projetos.
A metodologia pode ser considerada complexa e muito burocrática em termos de documentação - Quando você começa a falar sobre processos, melhores práticas e templates, alguns gerentes começam a ficar preocupados com seus gastos administrativos (overhead), atrasos e com a burocracia adicional. Eles não têm noção do valor que uma metodologia pode fornecer a uma empresa. Uma crítica comum em relação as metodologias é a complexidade, a burocracia e o redirecionamento do foco para fora do seu trabalho habitual. Às vezes, essa crítica é verdade, e normalmente é causada pela falta de escalonamento da metodologia de acordo com as diferentes características de cada projeto. Por exemplo, a metodologia poderá ter um requerimento para criar o documento “Termo de abertura de Projeto” utilizando um templates padronizado que contém quinze páginas. Mas como o seu projeto têm apenas 250 horas, você poderá ficar frustrado devido ao requerimento, mas normalmente o problema não está na metodologia e sim na má aplicação da mesma.
Os membros da equipe receiam maior controle – Muitas pessoas gostariam de poder trabalhar com criatividade e com o mínimo de supervisão. Eles podem ter algum receio de que as técnicas formais de Gerenciamento de Projetos possam resultar em rigorosos controles, que poderão interferir em suas maneiras descontraídas e criativas de realizar os trabalhos. Em parte, eles têm razão. Entretanto, os processos e procedimentos padronizados eliminam alguma criatividade nas áreas não desejadas. Por exemplo, você não necessita de criatividade para controlar as mudanças do escopo. Você necessita apenas seguir os processos padrões estabelecidos.
A gerência receia a perda de controle – Se você quer implantar efetivamente uma disciplina de Gerenciamento de Projetos na sua empresa, você deve fornecer um nível de autoridade e de controle para o gerente de projetos. Em algumas organizações e especialmente os gerentes dos gerentes, não querem perder o controle. Eles querem ter os gerentes de projetos para coordenar seus projetos, mas todas as decisões e controle ficam com eles. O Gerenciamento de projetos não terá êxito enquanto esse tipo de conduta prevalecer.
Sumário
Alguns dos receios são naturais e lógicos, enquanto que outros são emocionais e irracionais. Embora estas possam ser razões para hesitar na decisão da implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos, esses receios necessitam ser superados. A palavra final sobre gerenciamento de projetos é – Se o resultado da implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos, requer mais tempo para concluir seus projetos, aumenta os custos e tem uma qualidade inadequada é evidente que não fará sentido o uso desta metodologia. De fato, o contrário é obvio – Se você utilizar técnicas e processos de uma metodologia de gerenciamento de projetos, você terá maiores chances de sucesso em seus projetos para; completar dentro do prazo previsto, dentro do orçamento e com um nível de qualidade aceitável.
Sendo assim, quando você usar o processo de gerenciamento de projetos, seja inteligente e esperto. Não desenvolva processos de gerenciamento de projetos para um projeto de dez mil horas, enquanto que o seu projeto exige apenas um esforço de duzentas horas. Considere todos os aspectos sobre como gerenciar um projeto e desenvolva os processos especificamente para o seu projeto.
PERGUNTA: Em sua opinião, qual é a razão principal pela qual muitas pessoas e empresas não utilizam ou não seguem processos de gerenciamento de projetos para gerenciar seus projetos?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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