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9 de dez de 2011

Projetos com Equipes dispersas


Por: JOHN GRASS
Em:  http://tenstep.com.br/blog/?p=373


Dispersed
No passado, uma equipe de projeto quase sempre trabalhava em um único local. A razão é óbvia. Não era fácil para comunicar-se e colaborar com as pessoas que não estavam no mesmo local físico. Hoje, ainda é comum que uma equipe de projeto esteja relativamente próxima. Entretanto, também está se tornando cada vez mais comum ter membros da equipe alocados fisicamente em diferentes locais. Em alguns casos, você poderá ter membros da equipe que trabalham em casa (teleworking). Em outros casos, você poderá ter uma parceria – talvez até uma parceria internacional.

Tudo isto é mais comum hoje devido aos avanços da tecnologia e dos softwares. As pessoas podem acessar remotamente a rede de computadores e os sistemas de sua empresa com quase que a mesma velocidade como se estivessem no escritório. O software fica disponível para compartilhar os documentos e fornecer as atualizações disponíveis em tempo real ao restante da equipe. A equipe poderá reunir-se quando for necessário através de uma teleconferência. Hoje também podemos contar com a Videoconferência que nos fornece a habilidade de interagir com os outros participantes.
Todas estas são boas notícias, mas sem dúvidas é muito mais fácil gerenciar uma equipe quando todos se encontram no mesmo local físico. Não há nenhuma tecnologia que possa substituir o contato físico, ou a comunicação pessoalmente. Se você tiver uma equipe de projeto dispersa, você deverá identificar isso como um risco na definição do projeto. Este risco não é uma incidência problemática desde que não esteja causando problemas atualmente. Entretanto há algum risco de que esta situação possa causar um problema no futuro. Então, crie um Plano de Gerenciamento de Riscos que possa mitigar a situação e certificar-se de que o problema não ocorrerá no futuro. Segue abaixo algumas dicas para serem consideradas.
Certifique-se de que todos tenham a mesma tecnologia. – Certifique-se de que todos os membros da equipe têm o mesmo equipamento, hardware e o software para executar seus trabalhos. Por exemplo, se alguns dos membros da equipe estiverem trabalhando em casa, um modem de 14.4Kb provavelmente não será adequado.
Utilize a tecnologia colaborativa. - Há muitos produtos no mercado que permitem uma colaboração muito mais fácil para as pessoas que estão em locais diferentes. Muitos destes produtos são baseados nas ferramentas da Web. Por exemplo, você poderá utilizar um software que permita que todos participem de uma reunião comum através da Web, incluindo a visualização dos documentos comuns e a habilidade para fazer mudanças dos mesmos.
Certifique-se de que as pessoas tenham as atitudes corretas. – Quando uma parte da equipe for remota, o gerente e os membros da equipe devem ser especialmente diligentes e sensíveis em termos de colaboração e de trabalho em equipe. É fácil para os membro da equipe dispersa cair em uma modalidade onde se sentem isolados em relação a o que está acontecendo com o restante da equipe. As pessoas que fazem parte da equipe remota devem ser comunicadoras pró-ativas e principalmente boas em trabalhos independentes e em encontrar-se com os seus compromissos e prazos finais.
Estabeleça bons processos de comunicação. – O gerente do projeto necessita desenvolver um Plano de Comunicação pró-ativo para assegurar-se de que a equipe dispersa funcione bem através da comunicação a distância. Por exemplo, se possível, deverá haver reuniões regularmente programadas onde toda a equipe dispersa possa participar pessoalmente. Se os membros da equipe estiverem em cidades diferentes ou em países diferentes, procure horários comuns para as videoconferências ou para as teleconferências.
Planejar as transições das entregas. - Às vezes há múltiplas pessoas em diferentes locais trabalhando nas mesmas entregas ou em entregas relacionadas. Neste caso, o gerente do projeto poderá necessitar estabelecer regras de transições das entregas, especialmente se envolver fusos horários diferentes. Estabelecer processos para assegurar-se de que os trabalhos compartilhados das entregas transitem livremente de uma pessoa (ou de uma equipe) para outra.
Sumário
O ponto principal é que os gerentes de projetos devem reconhecer que há um risco inerente associado as equipes dispersas. Em um determinado grau, o risco aumenta conforme a distância porque você não irá se preocupar somente com a distância, mas também com os fusos horários diferentes. Entretanto, um gerente de projeto pró-ativo pode trabalhar com as dificuldades através de uma avaliação holística dos interesses das pessoas, dos processos, e da tecnologia. Um Plano de Gerenciamento de Riscos pode ser utilizado para mitigar os riscos e assegura-se de que a equipe dispersa trabalhe para o bem comum do projeto e da equipe.
PERGUNTA: Quando você trabalha com uma equipe dispersa, quais as técnicas ou processos funcionam melhor para você?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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