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5 de dez de 2011

Três dicas para criar uma EAP do projeto

Por:  JOHN GRASS
Em: http://tenstep.com.br/blog/?p=416


Buildingblocks
A finalidade da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é para capturar todos os elementos do trabalho associado ao projeto. A seqüência não é importante neste momento. Quando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) for completada, você terá uma estrutura de atividades em formato de uma árvore. O projeto é referido como nível “0” (zero) e a primeira etapa de decomposição é referida como nível “1” (um). Segue abaixo três dicas para criar uma EAP do projeto.

Utilize a Abordagem Colaborativa para Criar a EAP– Blocos de Papéis – Adesivos Amarelo (Post-its)
É surpreendente o número de pessoas que utilizam blocos de papéis – adesivo amarelo (post-its™) e uma parede branca para criar o primeiro esboço da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esta técnica é muito fácil. Você inicia reunindo todas as pessoas apropriadas em uma sala. Estas pessoas são os integrantes da equipe do projeto e os clientes que têm conhecimento sobre a criação de uma EAP. Tipicamente você inicia escrevendo os nomes das entregas principais na folha adesiva amarela (uma entrega por folha) e certifica-se de que os participantes concordam. Se alguma das entregas principais for muito grande, você poderá criar novas folhas adesivas amarelas que descrevam as atividades ou os pacotes de trabalho que serão necessários para criar a entrega principal. Estas atividades ou pacotes de trabalho são colocados abaixo da entrega principal. Se as atividades ou os pacotes de trabalho também forem grande, você deverá continuar o processo de decomposição até que as atividades ou os pacotes de trabalho estejam em um nível que você possa compreender o que é necessário para criá-los. Em geral, dois níveis devem ser suficientes.
A seguir, descreva as atividades que devem ocorrer para completar cada entrega. Cada atividade deve aparecer em uma folha adesiva separada. Estas são novamente organizadas abaixo da entrega correspondente. Se você souber em que ordem as atividades deverão ser concluídas, você poderá organizar as folhas adesivas em seqüência. Contudo, isto não é importante neste momento, o importante é identificar todo o trabalho.
Observe as atividades de cada entrega e estime o trabalho associado. Se o esforço associado a uma atividade for maior de que seu critério de limiar estabelecido, fracione esta atividade em atividades menores. Cada uma destas novas atividades é representada abaixo da atividade original através de uma nova folha adesiva, e passa a ser uma atividade sumária. Continue com este processo até que o trabalho requerido para concluir todas as entregas esteja definido. As entregas poderão não ter a mesma quantidade de níveis de atividades. Algumas das entregas simples poderão atender os critérios de limiar em um ou dois níveis. Outros poderão necessitar de três ou quatro níveis.
A vantagem desta abordagem é que a sua equipe pode visualizar o trabalho, e pode ajudar a garantir a identificação de todo o trabalho para concluir o projeto. As folhas adesivas amarelas (Post-its) possibilitam que você movimente facilmente as coisas. Se você incluir uma atividade e então decidir removê-la, você simplesmente remove a folha amarela. Da mesma forma, se uma entrega ou um grupo de atividades estiver no lugar errado, você simplesmente movimenta as folhas adesivas para o local adequado.
Quando essa etapa for concluída, você poderá inserir as atividades sumárias e as detalhadas em sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
Criar atividades detalhadas e sumárias
Se você observar às atividades da EAP e determinar que uma delas necessita ser fracionada em um nível mais baixo, a atividade original se torna conhecida como um nível “sumário”. Uma atividade sumária não tem trabalho ou horas associadas especificamente a ela. Uma atividade sumária somente representa um enrolar lógico das atividades que estão abaixo dela.
Por outro lado, as atividades “detalhadas” são aquelas que não serão mais fracionadas.
As atividades sumárias são fracionadas em atividades detalhadas. Então, uma vez que as atividades detalhadas forem concluídas, todo o trabalho representado pela atividade sumária também deve ser finalizado. Se houver o requerimento da inclusão de outros trabalhos, as atividades adicionais deverão ser adicionadas abaixo da atividade sumária.
Identificar primeiramente as entregas do primeiro e do segundo nível, e após isso identificar as atividades dos níveis subseqüentes.
Às vezes as pessoas têm dificuldades para iniciar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), porque não estão seguras do que colocar no topo, e não sabem como fracionar o trabalho a partir daí. Embora exista muitas maneiras de iniciar uma EAP, no final das contas você quer focalizar nas entregas. Supomos que o nível superior é o projeto em geral (nível 0), o nível seguinte terá que descrever as entregas principais. Depois que as entregas forem descritas, as atividades necessárias para criar as entregas poderão ser definidas. O cronograma do projeto é composto por atividades, mas estas devem ser desenvolvidas num contexto para completar as entregas.
Existe várias opções para definir uma EAP no nível 1 (abaixo do topo nível 0).
  • Pode fazer sentido colocar as entregas principais do projeto diretamente no nível 1, e se necessário, fracioná-las em componentes menores no nível seguinte.
  • Uma outra opção para o nível 1, é descrever as organizações que serão envolvidas, como departamento de vendas, marketing, TI, etc. O nível seguinte deve descrever as entregas que cada organização produzirá.
  • Uma terceira opção é observar o nível 1 em termos do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, construção e testes. Outra vez, se esta for a melhor maneira para observar o nível 1, então, o nível 2 deverá descrever as entregas produzidas em cada estágio do ciclo de vida.
Percebemos que o nível superior (nível 1) pode iniciar com entregas ou com uma outra maneira de agrupar logicamente as partes principais do projeto. Contudo, se você escolher uma outra maneira para organizar seu pensamento sobre o projeto, você deverá passar imediatamente para as entregas, e depois para as atividades necessárias para construir as entregas.
Sumario
Em geral, o trabalho deve ser fragmentado até um nível que possibilite o controle do Gerente do Projeto. Teoricamente, a EAP poderia ser fragmentada até que cada atividade fosse de uma ou duas horas. Obviamente, isto não faz sentido. O membro da equipe designado a esta atividade não necessita do trabalho detalhado a este nível e o gerente do projeto não necessita gerenciar o trabalho a este nível.
PERGUNTA: Que dica ou técnica, você poderia compartilhar conosco respeito de criar uma EAP do projeto?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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