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8 de dez de 2011

Três dicas para gerenciar o cronograma do seu projeto


Por: JOHN GRASS
Em:  http://tenstep.com.br/blog/?p=395


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Entre todas as habilidades requeridas para gerenciar projetos, o gerenciamento do cronograma é o mais fundamental. Dependendo da dinâmica do seu projeto, o gerente do projeto se encontrará constantemente em posição de utilizar a sua experiência e criatividade para que o projeto seja completado dentro das expectativas. Numa semana o seu projeto poderá estar na trilha, porém, na próxima semana você poderá ter tarefas atrasadas e incidências problemáticas que surgiram ao longo do caminho. Se uma atividade do caminho crítico estiver uma semana atrasada, o gerente do projeto não poderá simplesmente fazer corpo mole e deixar que o projeto atrase uma semana. Sendo assim, o gerente do projeto precisa reavaliar os recursos e as opções disponíveis para pôr o projeto de volta a trilha. Se você for bom nisso, você verá que o gerenciamento do cronograma poderá ser um dos aspectos mais desafiadores e recompensadores da disciplina de gerenciamento de projetos. Veja abaixo três dicas para auxiliar você no gerenciamento do cronograma em seus projetos.

Gerenciar o cronograma dentro dos níveis de tolerância estabelecido
Quando você gerencia um cronograma, você não necessita ser 100% preciso em relação a cada minuto. Também você não deverá fazer um drama caso o projeto esteja com um dia de atraso no período de uma semana e um dia adiantado na semana seguinte. Seu cliente não espera esse nível de precisão, nem está interessado em boletins sobre o andamento do projeto, de hora em hora.
Como gerente do projeto, você deve ter bom senso para avaliar o nível de tolerância do seu projeto. Por exemplo, digamos que você esteja atualizando o cronograma e percebe que o cronograma está tendendo a atrasar duas semanas. O que você deverá fazer? Você deverá encaminhar uma incidência problemática ou um risco sobre esse atraso no cronograma? Você deverá informar o cliente? Bem, isso irá depender do seu nível de tolerância. Se você tiver um projeto com o prazo de três meses, provavelmente você deverá se preocupar, pois o projeto está tendendo a atrasar duas semanas. Se você tiver um projeto com prazo de dois anos, então duas semanas não será um problema para se preocupar. (Na verdade, você seria um herói se conseguisse concluir o projeto com um pequeno atraso de duas semanas).
Alguns projetos não têm nenhuma tolerância e devem ser terminados no prazo estabelecido. Isto pode ser uma realidade para os projetos que são financiados pelo governo ou para os projetos que devem ser terminados no fim do ano fiscal.
Use o bom senso e trabalhe com o seu cliente para estabelecer o nível de tolerância para o prazo final. Se você conseguir se manter dentro do nível de tolerância, ótimo, mas se você tender a ultrapassar esse limite, com certeza você deverá se preocupar.
Considere a utilização da técnica Valor Agregado para compreender a situação atual do cronograma e do orçamento
Os projetos, especialmente os grandes, nunca são executados exatamente como o planejado. Algumas atividades terminam mais cedo. Outras mais tarde. Às vezes não é fácil para você saber se está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma. Às vezes é difícil para você saber se está abaixo do orçamento ou não. Vejamos um exemplo simples. Você tem um projeto de seis meses de duração e já trabalhou três. Seu cronograma lhe diz que você deveria ter usado 50% do orçamento até esse ponto, mas você descobre que já usou 65%. O que você acha? Você está ou não com problemas?
Sim, você poderá estar com problemas, mas não necessariamente. Se você completou somente a metade do trabalho, você poderá estar com problemas. Mas e se você estiver também adiantado no cronograma? Se você estiver adiantado no cronograma, poderá fazer sentido que você tenha gastos acima do orçamento planejado neste ponto do projeto.
Esse é o objetivo de calcular o valor agregado. Valor agregado é um método para determinar o progresso do trabalho, considerando aonde você está em comparação com aonde você esperava estar até o momento.
Validar quem poderá atualizar o cronograma do projeto
Na maioria dos projetos, o gerente do projeto é responsável pelo cronograma e o atualiza semanalmente ou a cada duas semanas. Em alguns projetos, o gerente do projeto é a única pessoa autorizada a atualizar o cronograma. No entanto, existe algumas outras opções, especialmente para projetos grandes.
Em alguns casos, o gerente do projeto poderá pedir a cada membro da equipe que atualize o cronograma com a situação atual e com as horas atuais de esforço (se estão sendo acompanhadas). Neste cenário, os membros da equipe normalmente indicam se as atividades a eles atribuídas estão concluídas. Se não estiverem, eles identificam que percentual da atividade está completo, ou ajustam o prazo final para refletir quando a atividade estará concluída. Eles também podem registrar suas horas atuais de esforço por atividade concluída ou em progresso. Na maioria dos casos, os membros da equipe não estão autorizados a atribuírem novas tarefas a si mesmo, incluir novas atividades ou de alguma forma alterar o cronograma. Depois que os membros da equipe atualizarem o cronograma com a situação atual, o gerente do projeto poderá começar a avaliar a situação geral do projeto.
Em projetos muito grande, também é comum utilizar uma ou mais pessoas para atualizar o cronograma em vez do gerente do projeto. Estas pessoas às vezes são chamadas de Administradores do Projeto. Elas podem obter informações dos membros da equipe e atualizar o cronograma com a situação atual e com as horas efetivamente trabalhadas. Elas podem imprimir um grupo padronizado de relatórios para o gerente do projeto e obter informações adicionais dos membros da equipe para qualquer coisa que parecer incomum. Tudo isso é levado ao gerente do projeto para análise e avaliação final. Mesmo que outras pessoas atualizem o cronograma, ainda assim é de responsabilidade do gerente do projeto entender a situação atual do projeto e tomar as decisões apropriadas para concluir o projeto com sucesso.
PERGUNTA: Que dica ou técnica você poderia compartilhar conosco a respeito do gerenciamento eficaz do cronograma de um projeto?
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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