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14 de jan de 2012

Como a área de TI vem trabalhando para manter as “lições aprendidas” a cada implementação de projetos?

Por: Gustavo Rosa
Em: http://www.tiespecialistas.com.br/2012/01/como-a-area-de-ti-vem-trabalhando-para-manter-as-licoes-aprendidas-a-cada-implementacao-de-projetos/


Como sua Empresa anda cuidando do conhecimento que ela produz a cada dia? Como a área de TI vem trabalhando para manter as “lições aprendidas” a cada implementação de projetos? Muito se falou a uma década atrás da importância da Gestão do Conhecimento, autores importantes, como DRUCKER, NONAKA, TAKEUSHI, destacaram a importância de se estabelecer uma gestão do conhecimento estruturada dentro das empresas, mas quase sempre podemos ver que as empresas acabam relaxando e não dão a devida importância para o tema.
As Consultorias de projetos de TI têm se especializado na implantação de Sistemas Corporativos e prometem ter a chave de sucesso para uma implantação eficiente, segura, com qualidade, on-time e on-budget, mas quase sempre atrasam nas entregas e afetam os planos de investimentos. Nós sabemos porque isto acontece! São projetos que subestimam a importância do capital intelectual. Como se costuma ouvir, “As pessoas são o maior patrimônio da empresa”; então o que as empresas estão fazendo para reter o conhecimento de seus colaboradores?
No momento da formação da equipe do projeto, devemos buscar com atenção redobrada, os recursos que realmente conhecem o negócio da empresa e que poderão com exatidão levantar todos os processos e atividades necessários para que o Sistema funcione corretamente e seja o retrato perfeito daquilo que foi planejado desde o início do projeto.
Devemos assegurar que todo esse conhecimento utilizado durante o transcorrer do projeto, esteja documentado de alguma maneira e de fácil acesso. Quase sempre temos a necessidade de realizar testes no Sistema, seja por novos desenvolvimentos ou correções e até mesmo por mudanças de versões, então porque não criar uma base de cenários de testes para que as mesmas possam ser reutilizadas futuramente! Quase sempre nos deparamos com a situação que somente um determinado usuário sabe como executar aquele processo ou aquela transação, e quando não é feito uma passagem de conhecimento (KT: knowledge transfer) a outras pessoas da área, ninguém mais sabe como operar o Sistema e atingir o resultado esperado.
Vejo que algumas empresas têm se esforçado para que isto não aconteça, buscam a criação de um papel conhecido como “key-user”, que devido ao seu forte conhecimento e experiência, trata de fornecer todos os detalhes necessários de como operar o Sistema, documentá-lo, dar suporte e até treinar outras pessoas de sua área. A área de TI por sua vez busca a criação de um “Portal do Conhecimento” que têm a finalidade de manter documentado, estruturado e de fácil acesso todas estas “aulas” para futuros usuários serem treinados, ou como simples base de consulta ou reutilização em novos projetos. Neste Portal também é possível a realização de fóruns de discussão, postagens de dicas, participação de prêmios entre outras funções. Mas não pensem que o caminho é fácil, a alta administração tem que estar consciente da importância deste trabalho, do valor que ele irá agregar à empresa, existem investimentos de ambos os lados, seja do Business em disponibilizar tempo e reconhecimento para que os ”key-users” realizem este trabalho, bem como do lado de TI para prover a tecnologia correta para gerir e manter toda esta informação segura e de fácil acesso.
Então é isso, parece que realização da gestão do conhecimento de processos da empresa é um bom caminho para evitar desperdícios para a empresa; fazendo certo, você economiza no tempo de implantação, assegura o planejamento financeiro do projeto e no final vai ter um projeto de sucesso, sem stress e com todos contentes do resultado final, pense nisto e incentive esta proposta.

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