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15 de jan de 2012

Como organizar um Escritório de Projetos

Por: iMaster


Segundo o PMBOK, um escritório de projetos (PMO – Project Management Office) é um corpo ou entidade organizacional ao qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.

As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto. O PMO pode ser uma parte interessada se ele tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto.

O PMO pode oferecer, mas não se limita a:

  • Serviços de suporte administrativo, como políticas, metodologias e modelos;
  • Treinamento, aconselhamento e orientação de gerentes de projeto;
  • Suporte, orientação e treinamento em relação a como gerenciar projeto e usar ferramentas;
  • Alinhamento de recursos humanos dos projetos e/ou
  • Comunicação centralizada entre gerentes de projetos, patrocinadores, gerentes e outras partes interessadas

Modelos de escritório de projetos


Segundo Mansur (2009), existem diversos modelos para o escritório de projetos. Em algumas empresas, o escritório de projetos é o responsável por todas as atividades referentes ao gerenciamento, administração e execução dos projetos.

No entanto, existem empresas que preferem que o escritório de projetos seja o responsável apenas pela consolidação das informações para uma visão geral de todos os projetos na organização.

Independentemente do modelo adotado, a implantação inicial do escritório do projeto deve ser realizada através de uma definição formal. A definição formal mostra de forma transparente o que a empresa entende como o papel e atribuições do escritório de projetos e quais são os motivos e expectativas para a sua implantação. Uma das grandes vantagens da transparência da definição do escritório de projetos é o controle das expectativas.

A definição formal típica do escritório apresenta a meta de obter ganhos de produtividade através do desenvolvimento e da implementação de uma estrutura de gerenciamento de projetos.

Ainda de acordo com Mansur, o gerenciamento das expectativas é habilitado pela comunicação e o pleno entendimento da definição formal e do processo de implantação do escritório de projetos por clientes, usuários e as principais partes interessadas.

Os quatro principais modelos do mercado da estrutura organizacional do escritório de projetos são:

  • Escritório corporativo de projetos
  • Escritório divisional de projetos
  • Escritório setorial de projetos
  • Escritório departamental de projetos

Escritório corporativo de projetos


O escritório de projetos está posicionado dentro da alta administração da organização, e os projetos são o desdobramento dos objetivos, as metas e os fatores críticos de sucesso do plano estratégico do negócio. Nesse caso, o Chefe do Escritório de Projetos (CPO – Chief Project Officer) deve ser um profissional experiente com ampla visão estratégica do negócio (MANSUR, 2009).

Organograma com um escritório corporativo de projetos

Escritório divisional de projetos


O escritório de projetos está posicionado dentro de uma divisão da organização, por exemplo, a diretoria de tecnologia. Nesse caso, responde ao diretor executivo de tecnologia (CTO – Chief Technology Officer) (MANSUR, 2009).

Organograma com escritório divisional de projetos

Escritório setorial de projetos


O escritório de projetos está posicionado dentro de um setor da organização, por exemplo, o setor de operações. Nesse caso, responde ao gerente de operações (COO – Chief Operating Officer) (MANSUR, 2009).

Organograma com escritório setorial de projetos

Escritório departamental de projetos


O escritório de projetos está posicionado dentro de um departamento da organização, por exemplo, o departamento de suporte de tecnologia, e nesse caso responde ao líder de suporte (MANSUR, 2009).

Organograma com escritório departamental de projetos

Referências


Project Management Institute (EUA). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos: Guia PMBOK. 4. ed.  EUA: Mixed, 2008.

MANSUR, Ricardo. Escritório Avançado de Projetos: plano de negócio – a máquina de fazer dinheiro. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

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