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22 de jan de 2012

Cronogramas existem… para serem alterados?

Por: iMaster


No meio do cronograma tinha um feriado
tinha um feriado no meio do cronograma
tinha um feriado
no meio do cronograma tinha um feriado.

Nunca me esquecerei desse planejamento
no uso de minhas digitais tão calejadas.
Nunca me esquecerei que no meio do cronograma
tinha um feriado
tinha um feriado no meio do cronograma
no meio do cronograma tinha um feriado
Desculpe, não chego aos pés de Drummond e de seu clássico poema com essa paródia. Apenas aprendi ao longo da vida a ver com bom humor, e positivamente, o que me atrapalha nos trabalhos do dia-a-dia e que não posso mudar.
Senta, que lá vem a estória:
Você faz o planejamento de implantação de um projeto. Faz vários contatos com o cliente. Pega bancos de dados legados. Prepara a migração. Faz o agendamento da visita de migração definitiva e do treinamento dos novos usuários.
Tudo pronto.
Você pega avião, ônibus, carro, táxi, e chega no cliente para efetuar o agendado. Como sempre, antes de dar início aos trabalhos, realiza uma reunião de alinhamento e, nela, fica sabendo da bomba: seu cliente precisará cumprir um dia não trabalhado (um feriado, um recesso, um ‘enforcamento’, uma paralisação), e havia esquecido de te comunicar ou não percebera o fato até poucos momentos da sua chegada. 
Reagendar? Não dá, afinal, você já está lá.
Agora, só te resta ter jogo de cintura, aproveitar bem os próximos dois segundos para gritar mentalmente, respirar fundo e, sem que o seu cliente perceba sua decepção, dizer que tudo terminará bem. Ou não. Talvez: vai depender de como você lidará com o tempo, esse danadinho.
Um dos maiores erros dos cronogramas de implantação de sistemas de TI é fazer, desde o projeto, planejamentos curtos demais para serem executados.
Vende-se um prazo de término dos trabalhos que só dará certo se tudo der certo, se todos os planetas estiverem corretamente alinhados e que estarão totalmente comprometidos se um imprevisto surgir.
E, acredite, um dia eles surgirão.
Precisamos ser mais flexíveis com nossas agendas. Devemos entender que prazos curtos demais são mais difíceis de cumprir.
É claro que setores comerciais querem que terminemos a implantação o quanto antes, para que assim recebamos logo o valor total negociado no projeto, e solicitam de nós urgência e prioridade aos passos necessários. Mas eles podem estar esquecendo que nem tudo depende de nós.
Podemos distribuir melhor os trabalhos a serem realizados ao longo dos dias, de forma que haja espaço para correr atrás de tempo perdido: planeje menos atividades para cada dia, de forma que sobre um certo tempo ‘em branco’ que poderá ser usado para colocar a casa em ordem.
Entenda que, no mínimo, você pode ter de interromper os seus trabalhos de implantação por uma coisa difícil de acontecer, mas que acontece: a falta de energia elétrica. Ou queda do link de internet de seu cliente. E você precisará de um certo tempo de folga no seu planejamento para correr atrás deste que foi perdido.
E, se tudo der certo e nenhum imprevisto ocorrer, você ainda poderá utilizar esse tempo de folga para acompanhar melhor os trabalhos de seu cliente, conhecer sua rotina e assim descobrir formas de atendê-lo melhor.
Por último, a mudança de calendário também pode ocorrer ou ser proposta por nós: se lá pelos últimos dias do processo de implantação você verificar que o cliente não absorveu totalmente o uso de seu sistema e/ou terá dificuldade no seu uso, talvez seja mais interessante propor mais alguns dias de trabalho do que correr contra o tempo e tentar despejar mais informação em seu novo cliente do que ele é capaz de absorver por dia.
Lembre-se: cada pessoa tem a sua velocidade de entendimento de informações, e o seu cliente pode ser mais lento do que você estava atualmente acostumado. Se fizer isso, seu produto terá chances ainda maiores de dar certo no novo cliente.


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