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19 de mar de 2012

Como delegar em projetos?

Por: Adriano Marques
Em: http://www.4pm.com.br/archives/como-delegar-em-projetos


Um processo de delegação bem sucedido é crucial para o sucesso dos projetos, mas ainda hoje existem muitos profissionais com medo de delegar por temer que o trabalho não seja feito corretamente, prazos não sejam cumpridos, que a qualidade seja questionada, e assim por diante.

Mas com a dinâmica do nosso dia-a-dia realmente é preocupante entregar algo para outro fazer sabendo que sofremos pressões para fazer mais com menos e nem todos os membros do seu time de projetos estão nesta sintonia.

O gerente de projeto não pode simplesmente negar a lei da divisão de trabalho onde uma pessoa ou uma equipe concentrada em uma ou duas tarefas são mais eficientes e mais produtivos do que uma pessoa que tenta lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. Não se pode ser tudo para um projeto ou negócio. Na medida em que a colaboração for bem sucedida e você for trabalhando mais em equipe, esses elementos serão sendo inseridos aos poucos no cenário do comprometimento ideal.

Para aumentar a sua margem de sucesso neste processo de delegação, descrevo abaixo, em tópicos, alguns cuidados que na medida certa pode ajudar. Só para lembrar, o sucesso no gerenciamento de projetos depende necessariamente da colaboração e do trabalho em equipe.

No que você deve preocupar-se.

1) Não seja vago

Se você estiver envolvido com algum projeto e delegando tarefas, você tem que ser muito específico sobre cada tarefa delegada e o resultado que você espera que ela alcance.

2) Garanta que os prazos sejam realistas

A equipe deve ser capaz de desenvolver aquela tarefa em um prazo realista, não é só pelo simples fato que você esta delegando que a relação tempo x espaço mudou. Obviamente que a sua delegação deve envolver a escolha de pessoas certas e capazes para cada tarefa na medida do talento e habilidade do recursos humano.

3) Fornecer todas as informações necessárias para cada delegação

Lembre-se, não será você que sabe tudo sobre o projeto que executará todas as tarefas, portanto, assuma a perspectiva da outra pessoa neste momento.

4) Garanta que você estará disponível como gerente de projetos

Seus delegados devem ser capazes de chegarem a você com todas as perguntas ou preocupações sobre o projeto ou as suas tarefas. Além disso, você deve responsabilizá-los, exigir relatórios de progresso e acompanhar tudo.

5) Você está delegando simplesmente porque não tem tempo para fazer tudo em seu projeto

Pode ser que você está tão sobrecarregado que não pode fornecer todas as instruções explícitas para as tarefas. Se este for o caso, você deve se certificar de colocar a pessoa para quem irá delegar em contato com outro gerente que conhece a estratégia da sua empresa. Será de responsabilidade dessa pessoa (sua mão direita) fornecer todos os detalhes necessário para as pessoas envolvidas.

6) Depois de ter delegado, lembre-se: Mantenha suas mãos fora. “O quanto for possível”

Permitir que as pessoas envolvidas possam ter suas próprias idéias, é fundamental fazer sugestões e questionar os processos. O que importa é que você obtenha os resultados desejados, e é claro que você deve ter a palavra final na aprovação das mudanças sugeridas.

7) Comunicação no projeto

É importante que você tenha acesso constante a informações sobre como as coisas estão progredindo. Os envolvidos no projeto devem ser capazes de inserirem suas atualizações e receberem as últimas notícias do projeto facilmente.

8 ) Mantenha um registro para si mesmo a respeito de quem está fazendo as tarefas

Mantenha um back-log sempre com as últimas questões sobre o projeto, mesmo quando ele (o back-log) não permite que você verifique todos os detalhes.

9) Dê feedback positivo

Os colaboradores necessitam de feedback positivo quando estão fazendo as coisas certas. Não só eles merecem, mas feedback positivo também os mantém focados, motivados e os ajudam a entender o que eles deveriam estar fazendo.

Como você pode ver, há muito valor na delegação para o sucesso da gestão de projetos. Delegação não é uma coisa simples. Ela exige pensamento, compreensão dos requisitos de um projeto, e uma compreensão de quem trabalha em você. Colaboração e trabalho em equipe vai no caminho certo se a delegação adequada é feito desde o início. Através de delegação apropriada, você guia um projeto através de seus resultados desejados. Você pode fazer isso sem a necessidade de “micro-gerenciar” ou pressionar.

Todos os interessados são mais felizes se o projeto sair da maneira que todos desejam.




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