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Marco Gandra Brasileiro – Casado 41 anos - CNH B Nascido em Belo Horizonte e-mail gandraribeiro@gmail.com ...

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11 de mai de 2012

Encerramento do projeto

Por: tenstep
Em: http://www.tenstep.com.br/br/Newsletter/Newsletter_vol9_12wap.html


Assim como é importante ter uma reunião para iniciar formalmente um projeto, também é importante ter uma reunião para encerrar formalmente o projeto. O valor de planejar o encerramento do projeto está em alavancar toda a informação e as experiências coletadas durante todo o projeto. Se a solução ou produto criado pelo projeto, for implantado e a equipe debandar imediatamente, você não terá oportunidade para fechar todos os negócios / atividades, fazer avaliações dos membros da equipe, documentar as aprendizagens chave ou assegurar-se de que as entregas do projeto sejam transitadas apropriadamente ao cliente ou a um grupo de apoio.
Naturalmente, um projeto pode terminar sem sucesso ou ser cancelado após o início. Mesmo nestes casos, há avaliações dos membros da equipe e outras atividades de fechamento que devem ser concluídas e as aprendizagens chave devem ser coletadas e utilizadas para fazer aperfeiçoamentos futuros.
Quando o Cronograma for criado, pense sobre as atividades que necessitam ser executada para encerrar apropriadamente e graciosamente o projeto. Estas atividades incluem:
Realizar a reunião de encerramento do projeto - Esta reunião inclui:
  • Uma recapitulação do projeto
  • O que foi bom e o que não foi bom no projeto
  • As eficiências e as deficiências dos processos utilizados
  • As eficiências e as deficiências das técnicas utilizadas
  • As etapas restantes requeridas para encerrar oficialmente o projeto
Estas informações são identificadas como aprendizagens chaves do projeto. Se a sua organização tiver uma maneira para publicar e utilizar estas aprendizagens chaves, as mesmas devem ser enviadas ao grupo responsável. As aprendizagens chaves que parecem funcionar consistentemente bem em muitos projetos, poderão ser alavancadas para o nível de melhores práticas, e serem utilizadas para todos os projetos similares.
Uma agenda para a reunião de encerramento do projeto deve focalizar no que o projeto se propôs a realizar e o que o projeto realmente realizou. A finalidade da discussão deverá ser para obter um grupo de aprendizagens chave que descreva o que foi correto e o que não funcionou no projeto. Um modelo típico de uma agenda seria:
  • A finalidade da reunião
  • As regras da reunião (opcional)
  • O que o projeto deveria ter conseguido
  • O que o projeto conseguiu realmente
  • O "porquê" para todas as discrepâncias entre "Deveria Fazer" e "Realmente Feito"
  • Lições aprendidas para os projetos futuros
  • Trabalho restante requerido para encerrar oficialmente o projeto
Declarar o sucesso ou a falha - Às vezes é óbvio que o projeto foi completamente bem-sucedido e em outros casos o projeto foi uma falha total. Entretanto, em muitos casos, há resultados misturados. A chave para declarar o sucesso do projeto deve ser definida anteriormente e os critérios para a declaração do sucesso devem ser documentados e acordados. É muito mais difícil para declarar o sucesso se não houver um acordo no início do projeto. Se um acordo não foi estabelecido anteriormente, você necessitará trabalhar com os participantes da reunião para estabelecer os critérios e utilizá-los para avaliar o projeto.
Transição das entregas principais do projeto para o grupo de apoio (se aplicável) - Se as entregas principais do projeto requerem apoio continuo, elas deverão ser transitadas para a organização de apoio apropriada.
Transferência dos arquivos do projeto (se aplicável) - Uma discussão deve ocorrer com a organização de apoio, para determinar quais os materiais acumulados durante o projeto devem ser transferidos para a equipe de apoio. Baseado neste acordo, alguns dos materiais do projeto podem ser excluídos ou destruídos, arquivados, copiados para segurança, etc. Os arquivos e documentos que forem necessários pela organização de apoio, devem ser transferidos a eles para o armazenamento na biblioteca ou nos arquivos apropriados.
Executar revisões de desempenho - Se o projeto foi substancial, poderá ser apropriado fazer revisões de desempenho após o projeto ser concluído. Neste caso, o gerente do gerente do projeto e o patrocinador do projeto avaliam o gerente do projeto. O gerente do projeto revê a toda a equipe ou no mínimo os membros que reportam diretamente a ele (e então estes membros revêem seus integrantes que reportam diretamente para eles, até que todos estejam cobertos). Às vezes a equipe é avaliada como um grupo e então esta avaliação é utilizada como uma base para a revisão do desempenho individual de cada membro. Outras vezes, os membros da equipe podem ser avaliados individualmente baseados somente em suas próprias contribuições. Entretanto, deve haver algum laço entre o desempenho da equipe e o desempenho individual.
Realocação da equipe do projeto - O restante dos membros da equipe deve ser realocado quando todas as atividades de encerramento do projeto forem completadas. Para algumas pessoas, isto poderá significar realocação em um outro projeto. Para as pessoas de contrato temporário, isto poderá significar o encerramento de seus contratos. Para os empregados fixos alocados temporariamente no projeto, isto poderá significar o retorno as suas funções anteriores. Alguns membros da equipe poderão transitar da organização de apoio para continuar trabalhando na solução ou no produto criado pelo projeto.
Sumário
O gerente do projeto é responsável pela elaboração das atividades de encerramento do projeto e por adicioná-las dentro do cronograma. Este processo deve ser visto como parte vital do projeto, e não como uma reflexão tardia enquanto a equipe está começando debandar. O projeto não é considerado concluído até que as atividades de encerramento sejam executadas – Estas atividades têm a mesma importância que as outras atividades de gerenciamento do projeto.
PERGUNTA: Você realiza reuniões de encerramento em seus projetos? Elas são úteis?
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Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

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