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20 de mai de 2012

Não crie obstáculos. Crie pontes!

Por:  Sarah Siqueira
Em: http://www.tiespecialistas.com.br/2012/04/nao-crie-obstaculos-crie-pontes/

Este post era para ser sobre o gerenciamento de conteúdo. Mas como falar de gerenciamento, e de conteúdo, sem falar daqueles que teimam em criar obstáculos?

Se você lida com projetos de documentação, com projetos em TI, ou mesmo com projetos no geral, não importa – com certeza você já se deparou com aquele que cria problemas, e não soluções. Aquele que faz questão de, quando confrontado com qualquer tipo de pergunta, por mais simples que seja, te manda avaliar, investigar e aprender em um monte de links e/ou documentos onde, invariavelmente, você demorará uma semana para encontrar uma resposta, se encontrar.

O sistema de gerenciamento eletrônico de conteúdo presta-se, também e principalmente, a este papel – facilitar o acesso democrático às informações. Se você conseguir criar em sua empresa o comportamento necessário com relação ao sistema de ECM (electronic content management), com certeza você verá diminuído o número de obstáculos em suas operações.

E qual é este comportamento?

Incuta na cabeça de seus funcionários, from day one, que eles nem sempre estarão ali, disponíveis. Doenças existem, pessoas tiram férias, bebês nascem, etc. E o que acontece com aquele pedacinho de informação armazenada na máquina da Maria quando os gêmeos nascerem? Bom, das duas uma – ou você liga para ela na maternidade, ou você contrata alguém para quebrar a senha dela. Este tipo de obstáculo é desnecessário e tacanho, eu diria. Principalmente numa empresa que diz trabalhar com tecnologia.

Então, mantenha na mente dos seus funcionários que tudo aquilo que eles criam, toda a informação que eles coletam, deve ser armazenada num local único e que, pelo menos, duas pessoas terão acesso a quaisquer de seus documentos – o próprio autor e o administrador da ferramenta. Com isso, dezenas, centenas de obstáculos à livre circulação de informação dentro de sua empresa serão, com certeza, eliminados.

Junte a isso o incentivo à contribuição: dissemine a cultura de que informação é valor e valor deve ser compartilhado. Quantas vezes um programador fica horas tentando resolver um pequeno bug no sistema quando tudo que ele precisaria seria averiguar, dentro do repositório da empresa, se alguém documentou fato semelhante àquele que ele agora enfrenta? Sim, porque soluções externas podem ser encontradas mas nem sempre servem bem à sua empresa ou tem permissão para serem utilizadas por terceiros.

E, por fim, incentive a comunicação real entre os membros de sua equipe. Se alguém sai, vai para outra área, outro projeto, exija o correto alinhamento da informação, das apresentações e, digamos, do “aclimatamento” daquele que deverá assumir o posto deixado para trás. De nada adianta um maravilhoso sistema de gerenciamento de informações, cheio de fluxos e capacidade de armazenamento, se as pessoas no seu time se vêem como concorrentes ou agem sob a égide do “não-tenho-mais-nada-a-ver-com-isso.”

Quantas empresas compram sistemas de CRM (customer relationship management) porque “querem conhecer melhor seu cliente” e se esquecem que, se não criarem uma cultura de relacionamento com o cliente em seus funcionários, elas não chegarão a lugar algum. Muito pelo contrário – terão gasto alguns milhares de dólares num software que não fará muita diferença, e talvez até crie problemas, para seus negócios. Então vamos manter em mente que qualquer sistema instalado será, em qualquer instância, gerenciado, manuseado e mantido por pessoas.

Vamos então construir pontes, minha gente, pontes… e não obstáculos.

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