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9 de mai de 2012

Seleção de uma Ferramenta Informatizada de Gestão – Início do Processo

Por: Walmir Basevic
Em: http://www.tiespecialistas.com.br/2012/04/selecao-de-uma-ferramenta-informatizada-de-gestao-inicio-do-processo/


Sua empresa (Sócios, Proprietários, C-Level, Diretoria, ou como quer que sejam designados os que mandam) está consciente da necessidade de adotar uma Ferramenta Informatizada de Gestão.

Ufa! A primeira barreira foi quebrada… E agora, quem vai ser o responsável pela escolha da ferramenta?

A primeira escolha recai, sempre, no Gerente de TI. Afinal, “roda” no computador é de TI, não é mesmo? NÃO, não é assim que se faz esta escolha! O gerente de TI é muito importante neste processo, mas não deve ser o responsável pela escolha, pois não será ele que a utilizará, ele apenas será o responsável por mantê-la funcionando, e cada área usuária deve participar ativamente da seleção da ferramenta que utilizará em seu dia-a-dia para que não resista à sua implantação e não jogue sobre os ombros da TI todo o esforço e o possível insucesso do projeto.

A seleção da Ferramenta Informatizada de Gestão deve ser feita por uma equipe multidisciplinar, isto é, deverá ser composta por representantes de todas as áreas envolvidas, e de todos os níveis envolvidos. Por exemplo, se é um CRM, deverá envolver as áreas comercial, de marketing e de TI da empresa, pois as áreas comercial e de marketing serão usuárias da ferramenta e a área de TI será responsável por mantê-la funcionando adequadamente, e deverá contar com representantes operacionais e de gestão das áreas usuárias e de infraestrutura e suporte a estas áreas usuárias pela área de TI. Os operacionais tem que analisar o quanto a ferramenta vai facilitar, ou dificultar, seu trabalho diário, e os gestores se a ferramenta vai fornecer as informações necessárias para a gestão eficiente da empresa nas áreas de aplicação da mesma.

Mas quem deverá gerenciar este processo seletivo?

Esta é uma questão normalmente difícil de ser respondida nas empresas em geral, pois poucas empresas trabalham diariamente organizadas em projetos, o que não cria a experiência necessária dentro de seu quadro de colaboradores, o que normalmente reforça a escolha do Gerente de TI como o mais apto para esta tarefa, algo que até pode ser verdade, mas que NÃO deve ocorrer, sob pena de todo o processo ser prejudicado, não por culpa do Gerente de TI, mas sim do descolamento psicológico das demais áreas do processo. Minha indicação é que o Gestor da Área mais envolvida com a ferramenta seja o Gerente do Projeto. Caso existam várias áreas com envolvimento profundo e igualmente importante no uso da ferramenta, deve ser selecionado um Gestor que navegue bem na maior parte destas áreas e que tenha o respeito da maioria (o melhor seria da totalidade) dos envolvidos no processo.

Contratar os serviços de uma consultoria?

Caso este Gestor não se sinta confortável em dirigir este processo sozinho pode ser contratado um consultor, ou uma consultoria, especializado para apoiá-lo, mas NÃO contrate um consultor, ou uma consultoria, para selecionar a Ferramenta Informatizada de Gestão para sua empresa, pois este consultor, ou consultoria, NÃO conhece sua empresa, NÃO conhece as pessoas de sua empresa, NÃO conhece as necessidades de sua empresa, NÃO é reconhecido como igual pelos colaboradores de sua empresa. Este consultor, ou consultoria, deve demonstrar experiência no apoio à condução deste tipo de processo seletivo através de seu currículo e da indicação de outras empresas nas quais tenha realizado trabalho semelhante com sucesso comprovado.

E o papel do Gestor de TI?

O Gestor de TI tem um papel fundamental num processo seletivo como o tratado aqui, pois ele é quem tem a experiência técnica para garantir que os requisitos técnicos exigidos pelos fornecedores estão alinhados com os que podem ser providenciados pela empresa e que as arquiteturas das soluções propostas estão de acordo com o que se preconiza atualmente e que se manterão atualizadas por vários anos ainda, isto é, não utiliza tecnologias em fase terminal de utilização. Além disto, o Gestor de TI será o responsável por garantir a efetiva participação dos membros de sua equipe, técnicos e analistas, neste processo seletivo sem que estes se escondam por detrás da linguagem hermética a que estão habituados.

Só isso?

NÃO! Faltou tratar aqui de um membro muito importante desta equipe, apesar de praticamente não “entrar em campo” durante todo o processo, o “Sponsor”, que deve ser um dos membros da Diretoria da empresa, e deve ser aquele membro que será mais beneficiado pela adoção da ferramenta que se está selecionando. Este será o responsável por apoiar a equipe de seleção e fazer a interlocução desta equipe com o restante da Diretoria, apoiando e suportando o Gestor do Projeto continuamente sem, entretanto, direcionar tal processo, cujo resultado deve ser objeto de consenso da equipe de seleção.

Outro “ator” que não deve ser esquecido neste processo é o responsável financeiro da empresa, por motivos óbvios e que dispensam qualquer comentário.

Agora que você já conseguiu montar a Equipe de Seleção da Ferramenta Informatizada de Gestão pode iniciar o processo, criando a RFI (Request for Information) e a RFP (Request for Proposal), convidando os fornecedores disponíveis, assistindo às apresentações, fazendo as provas de conceito, reduzindo o número de concorrentes e negociando as propostas até chegar, finalmente, à escolha de uma Ferramenta Informatizada de Gestão que atenda às necessidades de sua empresa.



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