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2 de ago de 2012

Processo de Mobilização de Obra: Um forte Candidato a Automatização em Projetos de BPM

Por: Fred O. R. Abreu
Em: http://allegrogestao.com/processo-de-mobilizacao-de-obra-um-forte-candidato-a-automatizacao-em-projetos-de-bpm/


Nos últimos anos tenho tido a oportunidade de conduzir  projetos de melhoria de processos de negócio em empresas do segmento de construção pesada. Assim como em outros segmentos de negócio, a necessidade de investimento em projetos de melhoria de processos é grande e tem sido negligenciada, em função de critérios questionáveis de definição de prioridades que alocam a maioria dos investimentos na disponibilização de recursos que apoiem diretamente o processo produtivo. Entretanto, ao se avaliar os processos do negócio de empresas deste segmento, pode-se constatar um baixo nível de maturidade, mesmo apesar das diversas certificações de qualidade ostentadas pelas empresas.
Uma vez tomada a decisão de se investir em projetos de melhoria de processos é preciso definir também, de forma criteriosa, a prioridade dos processos a serem analisados, modelados e automatizados, considerando a extensa relação de processos candidatos e o significativo investimento a ser feito em projetos que envolvam a contratação de consultoria e a utilização de tecnologia de processos (BPM/BPMN/BPMS). Neste contexto, métodos e técnicas têm sido concebidos no sentido de tentar quantificar o intangível e estabelecer critérios práticos para a definição de prioridades tendo como base, entre outros, os conceitos de cadeia de valor (Porter).
Uma boa prática ao se buscar a definição dos processos prioritários consiste em dar preferência aos processos primários, ou seja, aqueles que afetam diretamente os clientes externos. Tomando como base o modelo de classificação de processos proposto na arquitetura PCF (Process Classification Framework) da American Productivity and Quality Control (APQC), a prioridade deve ser estabelecida aos processos “Primários” e, dentre eles, os processos “Chave” (alto custo e alto impacto) e “Críticos” (que possuem relação direta com a estratégia da empresa).
Exatamente neste contexto está o Processo de Mobilização de Obra (PMO) que, além de primário, pode ser classificado como processo chave e crítico segundo os critérios do próprio modelo de classificação. Os especialistas neste processo não hesitam em reconhecer as inúmeras e possíveis vantagens decorrentes da modelagem, padronização e automatização do PMO, através da utilização de ferramentas BPMS (Business Process Management Suite), tendo em vista as características intrínsecas do processo, entre elas:
  • Elevado número de subprocessos/atividades/tarefas executados, exigindo a colaboração e sincronismo entre diversas áreas internas da empresa e empresas parceiras, durante um longo tempo de duração (meses), o que dificulta significativamente a condução e gerência do processo.
  • As atividades do processo abrangem e dependem de um leque diversificado de assuntos, que vão desde a definição de modelos de parceria, definição de regras do contrato, elaboração de planejamentos, orçamentos e projetos, obtenção de CNPJ, autorizações, seguros, licenciamentos ambientais, até a construção de toda a infraestrutura necessária do canteiro de obras, entre muitos outros.
  • Grande volume de documentos manipulados nas mais diferentes mídias, dificultando a consulta, armazenamento, localização, aprovações e controle de versões, agravado pela dispersão geográfica dos colaboradores, muitas vezes lotados em regiões sem infraestrutura de comunicação adequada.
  • Necessidade de controle rígido de prazos de execução, normalmente atrelados a eventos de faturamento/recebimento.
Mesmo sem uma análise quantitativa mais detalhada e criteriosa, os benefícios decorrentes da automatização deste processo podem ser enormes se considerados os ganhos: decorrentes de prazos contratuais cumpridos e da execução correta das atividades previstas no processo e cronograma; de multas evitadas por documentação e licenciamentos ambientais não providenciados no prazo; da melhoria do nível de satisfação do cliente e da imagem da empresa, tendo em vista a demonstração efetiva de organização e domínio do processo.
Tudo isso coloca o processo de Mobilização de Obras como um forte candidato a automatização através de um projeto de BPM.

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