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5 de out de 2012

Gestão da Qualidade e Gestão Estratégica – Matriz de Decisões

Por: Mauricio de Oliveira 
Em:http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/qualidade/gestao_da_qualidade_e_gestao_estrategica_matriz_de_decisoes


As ações estratégicas são expressões de diretrizes e objetivos para a execução de determinada atividade, de maneira que cada trabalhador participe de determinado  processo e saiba como contribuir para a consecução da Visão de Futuro. Quando essas ações forem definidas, e a Matriz FOFA propicia isso, precisaremos desdobrá-las em todos os níveis da empresa, fazendo valer o grande esforço demandado até este momento, ou seja,  a empresa cria e define ações nas quais acredita. No fundo, é uma declaração das necessidades baseadas nos valores estratégicos que deverão ser praticados. Mas é preciso ter cuidado, pois o gestor vai ter de praticar aquilo no que acredita.
Se as ações estratégicas ficarem apenas no papel, a empresa pode apresentar uma doença perigosa, conhecida como hipocrisia empresarial. Traduzindo em miúdos, é falar uma coisa e fazer outra. Nessa situação o  gestor poderá entrar no pior dos mundos: ficará desacreditado, seus clientes desaparecerão e os seus colaboradores ficarão desorientados. Portanto é necessário  fugir da hipocrisia empresarial e  fazer acontecer. Pode-se fazer isso medindo, discutindo, fazendo e refazendo, enfim, movimentando, agindo e caindo dentro, pois   o objetivo do planejamento de ações é utilizar as fortalezas para explorar as oportunidades e defender-se de suas ameaças ou corrigir as fraquezas para que nenhum concorrente possa explorá-las.
Esse conjunto de atividades, chamado de Plano de Ações, deve expressar o caminho rumo à  Visão de Futuro. Realizar esse plano de ações é o caminhar em direção aos objetivos, é a empresa realizar a sua Missão. (Para aqueles que não se lembram qual é a missão da empresa, é aquela mesma que está descrita no Certificado de Qualificação ISO 9001).
E esse caminhar não para nunca, a menos que se feche a empresa. Se os dirigentes quiserem deixar a empresa para seus filhos ou sucessores, há que lembrar-se de que há aqui duas certezas: a de estar sempre desejando chegar a algum lugar e a de que é preciso continuar caminhando. Com certeza muita gente conheçe algumas pequenas, médias ou grandes empresas que têm mais de 50 anos, na verdade algumas vão rumo ao centenário. E quais são suas características principais? Entre tantas outras, foi terem perseguido continuamente uma série de Visões de Futuro, e, quantos sonhos se terá, é que vai determinar a série de Visões de Futuro que se vai perseguir. Sonhar é preciso, mas também é preciso se mexer para chegar lá. E nesse caso o uso das ferramentas é fundamental. Dentre as quais podemos citar a Matriz de Decisão, que vem a ser uma ferramenta que possibilita tomar decisão entre algumas alternativas, ponderando diferentes critérios de avaliação.
Forma-se uma matriz de decisão que vai revelar os pontos fortes e fracos de cada alternativa. Quem utiliza essa ferramenta na organização é quem tem poder para tomar decisão sobre alguma situação. Quando usa-la,  será sempre que for necessário selecionar uma opção entre um pequeno número de outras. Normalmente, as equipes de melhoria encontrarão alternativas de solução para uma situação e as levarão à instância de poder decisória para a escolha daquela que deve ser implementada. E por quê? porque toda decisão deve ser tomada levando em conta alguns critérios que sejam coerentes, e a Matriz de Decisão possibilita ponderar até cinco critérios diferentes. Como usa-la?
  • a) Escreva de forma clara o problema;
  • b) Relacione as alternativas de solução do problema a serem analisadas;
  • c) Escolha os critérios para avaliação das alternativas, colocando-os em ordem de importância. Atribua peso a cada um deles. Os pesos devem ser dados de acordo com o problema.
Exemplo: 1 a 5 (os mais relevantes em relação ao problema recebem peso 5 e os de menor importância, peso 1);
  • d) Construa a matriz colocando as alternativas e os critérios em eixos diferentes;
  • e) Compare cada alternativa com cada um dos critérios, dando-lhe uma nota na proporção que atenda bem ou mal a cada critério. Para facilitar, faça a seguinte pergunta: A alternativa 1 vai me dar uma boa solução (em relação aos critérios) e dê a  nota de 1 a 5 (caso a alternativa represente uma boa solução, dê nota alta; caso seja uma solução ruim, dê a nota mais baixa);
  • f) Multiplique a nota de cada alternativa pelo peso de cada critério e obtenha a nota ponderada;
  • g) Some, para cada alternativa, todas as notas ponderadas obtidas;
  • h) Verifique qual alternativa obteve o maior número de pontos. Esta é a vencedora.
O objetivo é elaborar a priorização e o planejamento das ações estratégicas para a correção ou melhoria dos objetivos propostos. Priorizar o fortalecimento das características dos Fatores Críticos de Sucesso é uma regra a ser seguida, além, também, de defender-se de ameaças que estiverem atacando as fraquezas da organização e aproveitar as oportunidades possíveis com as fortalezas, o que irá permitir que se aproveite novas oportunidades.
Todo esse planejamento poderá não sair do papel, portanto é  preciso fazer uma análise de consistência nas ações propostas para verificar se tudo pode ser executado pelas pessoas previstas, no tempo previsto, com os recursos de que dispõe, entre outros.
Mas e  o pensamento estratégico? O pensamento estratégico irá ocorrer quando o gestor  já tiver todas essas análises em sua mente, sendo capaz de tomar as decisões a qualquer instante, com um simples SIM ou NÃO. A todo novo fato que surgir e você propuser uma ação, será capaz  de  fazer  uma  breve  análise comparativa com tudo até aqui definido. E essa vivência da estratégia  é  o  pensamento  estratégico. Numa  velocidade tal que a análise se torna síntese. Mas não se esquecendo nunca deste mantra:
  • Priorizar o fortalecimento das características dos Fatores Críticos de Sucesso;
  • Defender-se de Ameaças que estiverem atacando as  Fraquezas;
  • Aproveitar as Oportunidades possíveis com as Fortalezas;
  • Eliminar as Fraquezas, o que irá permitir que se aproveite novas Oportunidades.
  • Reforçar as Fortalezas atacadas por Ameaças.

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