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14 de nov de 2012

GERENTES DE PROJETOS QUE DOCUMENTAM LIÇÕES APRENDIDAS SÃO MAIS FELIZES

Por: Mário Trentim
Em: http://blog.mundopm.com.br/2012/10/30/gerentes-de-projetos-que-documentam-licoes-aprendidas-sao-mais-felizes/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+mundopm+%28Blog+Mundo+PM%29


O principal objetivo de todo projeto é criar valor para a organização. Esse objetivo envolve uma justificativa de negócio que permeia todo o projeto desde o seu início até o seu final. Comumente, partimos de um problema que precisamos resolver ou de uma oportunidade que desejamos aproveitar. Definidos os contornos da situação, o escopo do projeto e do produto serão elaborados para satisfazer os requisitos e restrições identificados.
Cada projeto pode ser entendido como uma pequena organização de propósito específico, tendo seus próprios recursos e objetivos. Entretanto, nenhum projeto acontece isoladamente. O contexto externo ao projeto o influencia sobremaneira. Esse contexto inclui tanto a organização executante quanto outros diversos stakeholders.
A organização executante, geralmente, possui muitas atividades e projetos em andamento, resultando na competição por recursos e atenção (prioridade). Os stakeholders externos interagem com o projeto sob diferentes papéis: cliente, órgãos de regulamentação, fornecedores etc. O projeto, portanto, influencia e é influenciado pelas mudanças no seu macroambiente (contexto externo ao projeto).
Todos nós sabemos que as expectativas mudam ao longo dos projetos, bem como outras condições internas e externas. Projeto é sinônimo de incerteza, já que está se propondo para o futuro. Consequentemente, desvios e replanejamento são absolutamente normais. O plano é o mapa, uma representação do território a ser trilhado. Tanto o território quanto o itinerário podem mudar.
Apesar de a maioria, ou todos, dos projetos se desviarem do plano inicial, planejar é extremamente importante. O que vale é planejar, não o plano em si. Se engessarmos demais o plano, o projeto pode se tornar inútil ou adicionar pouco valor ao negócio, considerando que as demandas e contexto estão sempre mudando. Porém, todas as mudanças devem ser analisadas, aprovadas e controladas para assegurar que estamos no caminho desejado.
Uma excelente maneira de aprender a planejar e gerenciar melhor nossos projetos é usando lições aprendidas. O histórico dos projetos permite a criação de inteligência e aprendizagem organizacionais. O jeito mais caro de aprender é com o próprio erro. Pior ainda se repetirmos esse erro. Pensando em tudo isso, por que tão poucos gerentes de projetos conduzem reuniões de lições aprendidas?
Falta de tempo é a primeira resposta que vem à cabeça. Se temos pouco tempo para planejar e executar os projetos, imagine para documentar lições aprendidas! Mas esse pensamento de curto prazo traz grande prejuízo futuro. Documentar as lições aprendidas deve ser parte de todas as reuniões de acompanhamento do projeto. Além disso, ao final do projeto, devemos conduzir uma reunião para discutir o post mortem do projeto, erros e acertos, pontos de atenção e melhoria, entre outros aspectos que permitam identificar padrões e melhores práticas internos.
Além da pressa, outro grande problema, talvez o maior, é o medo. Conversar sobre erros e fracassos do projeto já é difícil, documenta-los traz uma insegurança maior ainda para os envolvidos. Neste sentido, a minha opinião é que os Escritórios de Projetos, se houver, devem auxiliar o processo de documentar lições aprendidas.
Um processo eficaz para identificar e documentar lições aprendidas deve começar já no início do projeto. Que tal fazer uma sessão (reunião) para imaginar o que poderia dar errado no projeto? A equipe do projeto e outros stakeholders podem simular a identificação de lições aprendidas como se o projeto já houvesse sido encerrado. Pode parecer um exercício de pouco valor, mas não é. Esse exercício permite criar confiança e um ambiente positivo de confrontação (discussão para solução de problemas) que será muito valioso ao longo do projeto. Esse processo permite que os participantes tragam lições aprendidas de outros projetos que eles participaram, contextualizando com o projeto atual. O medo de errar e fracassar diminui, além de ser uma ótima atividade de team building.
Ao longo do projeto, reuniões periódicas devem tratar das lições aprendidas. O papel do Escritório de Projetos seria assegurar que sejam discutidos tanto os pontos positivos quanto negativos do projeto, evitando a famosa “caça às bruxas”. O objetivo dessas reuniões não é encontrar culpados, mas sim falhas de processo e erros que ensejem lições aprendidas. A argumentação dialética (tese, antítese, síntese) é uma poderosa ferramenta nessas sessões de lições aprendidas.
O papel de “advogado do diabo” ajuda a extrair o máximo de lições aprendidas. Discutir e anotar erros e desvios, bem como suas causas e as medidas tomadas para solução, trazem benefícios enormes para a cultura e maturidade em gerenciamento de projetos das organizações. Um processo estruturado de identificação e documentação de lições aprendidas envolve criar categorias e palavras-chave para que esses conhecimentos sejam de fácil acesso, usando um banco de dados, por exemplo.
Embora a identificação e documentação das lições aprendidas sejam muito úteis, o valor dessa iniciativa se reduz bastante caso não existam mecanismos de disseminação. Esse é mais um motivo para o Escritório de Projetos se tornar o “guardião” das lições aprendidas, trabalhando para difundi-las junto a outras áreas da organização e para que elas sejam aplicadas aos projetos futuros.

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