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24 de abr de 2013

04 Mapeamento AS IS (com ROI)

Por: bpmquotes
Em: http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/04-mapeamento-as-is-com-roi/


Mapeamento AS IS  (com ROI)
Definição: É o trabalho de levantamento e documentação da situação atual do processo, comumente chamado de AS IS, a qual é representada em fluxo ou diagrama. Nesta mesma oportunidade levantam-se também osproblemas ou fragilidades, bem como as oportunidades de melhoria do processo.
Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que realizam o processo no dia-a-dia. Recomenda-se também a participação de pessoas do processo fornecedor e do processo cliente. Não devem participar chefias em geral.
Profundidade: o nível de profundidade ou a granularidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Normalmente, solicita-se às pessoas que estão dando seu depoimento na reunião de mapeamento, para que relatem o processo, como se estivessem ensinando alguém novo na função a executá-lo. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única vez – em uma única reunião.
É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que melhore o seu entendimento e torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade. A estrutura desse texto é:
Input:
- Função de sistema que suporta a atividade:
- Cargo ou Papel responsável pela execução:
Descrição detalhada de como se faz a atividade – regra de negócio envolvida:
Output:
Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.
Cuidados e preparativos para a documentação AS IS:
  • Documentar junto aos gestores, quais as melhorias (ligadas aos problemas) e ganhos esperados e exprimir essa informação de forma quantitativa  (e não qualitativa). O que se espera como visão de futuro para o processo.
  • Objetivos do projeto, entender por que e para que a modelagem será feita. O que se espera ao final dos trabalhos.
  • Definir Padrão de Notação e de Trabalho para Modelagem de Processos.
  • Definir ferramenta para modelagem de processos, de preferência com recurso de banco de dados.
  • Técnicas definidas e possíveis para o mapeamento.
  • No caso de consultorias contratadas, conceitos, ferramenta e metodologia empregados alinhados com os padrões da Empresa.
  • Definição da equipe do projeto e responsabilidades dos membros.
  • Plano de trabalho, especificando as etapas, os responsáveis, os recursos necessários, o cronograma e agenda com os participantes – a partir da priorização dos processos.
  • Estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio
  • Garantir os recursos necessários para o projeto – Infra-estrutura
  • Preocupar-se com a comunicação (dentro do escopo de Change Management)
  • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc.
  • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).
Técnicas: O mapeamento pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da empresa. As mais usuais são:
  • Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa.
  • Observação: quando o documentador se coloca ao lado de quem executa as atividades.
  • Questionário: o qual é enviado ao entrevistado que o devolve preenchido, sendo este o argumento para o mapeamento.
  • Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para a documentação do processo. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado.
Levantamento dos Problemas ou Pontos Fracos: Na própria reunião de mapeamento do processo, após a conclusão do fluxo detalhado, devem-se documentar, em planilha própria, os problemas e oportunidades de melhoria do mesmo, aproveitando as pessoas presentes. A informação mais importante e mais difícil de se obter é a quantificação do problema – sem isso os problemas perdem a importância e o pior: não será possível fazer o calculo de ROI das melhorias que estão sendo propostas. A seguir alguns elementos causadores de problemas, que afetam negativamente o processo.
  • Burocracia
  • Planejamento (falta / Insuficiência)
  • Atividades que não agregam valor
  • Prazo de execução do processo
  • Retrabalho  / conferência
  • Risco
  • Comunicação interna / externa na execução do processo
  • Desempenho do processo – Gargalo
  • Competências para execução do processo
  • Ameaças externas (lei, concorrência, legislação)
  • O Tempo de execução
  • O Custo do processo
  • Os sistemas – obsoletos ou inexistentes
  • Controles em sistema não oficial (Excel, Access, etc.)
Planilha para registro dos Problemas de cada processo
Algumas lembranças relativas à documentação de Processos AS IS:
  • Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.
  • Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.
  • Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.
  • Leve em conta se a expectativa dos gestores com relação aos ganhos está sendo alcançada – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso é a planilha deProblemas ou Pontos Fracos, mencionada acima.
Aplicação (algumas) para documentação da situação AS IS do processo:
  • Base de conhecimento sobre o processo, para servir de fonte para o repensar do mesmo, também chamado de Redesenho ou TO BE.
  • Estudos do processo, relativos a Custeio, Competências, Riscos e Controles, etc.
  • Validação das expectativas da alta gestão, em relação aos ganhos esperados.
  • Registrar diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de padrão.
  • Treinamento interno.
  • Ponto de partida para o trabalho de gestão do processo – melhoria contínua.

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