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19 de jul de 2013

Introdução às 9 áreas de conhecimento do BPM sob a ótica do BPM CBOK (parte 2 - final)

Por: Bruno Barrios
Em: http://bpmvision.blogspot.com.br/2012/05/introducao-as-9-areas-de-conhecimento_30.html

Este artigo é a parte 2 deste estudo! O artigo Introdução às 9 áreas de conhecimento do BPM sob a ótica do BPM CBOK (parte 1) é essencial para o entendimento deste artigo! Volte lá e dê uma olhada!

Continuação:
9 áreas de conhecimento do BPM CBOK - ABPMP
  • Gerenciamento de Desempenho: Após as novas definições de como o processo irá funcionar, o seu desenho e quais são os indicadores que permitirão que o processo seja monitorado, vamos começar a gerenciar o desempenho daquele processo. Existe uma frase da administração que diz: "O que não pode ser medido não pode ser gerenciado." Agora que já possuímos as métricas dos processos, vamos acompanhá-los e ver se realmente tais objetivos estão sendo atingidos nos prazos estabelecidos, com a qualidade ideal e com o nível de satisfação aceitável.

    Apesar desta ser uma área de conhecimento abordada separadamente pelo BPM CBOK, a definição dos indicadores de desempenho geralmente ocorre junto com o desenho dos processos. Pois um processo que não possui seus indicadores de sucesso, é um processo perdido.
  • Transformação de Processos:  Então já estamos gerenciando nossos processos e percebemos que alguns estão ultrapassando os objetivos enquanto outros não estão atingindo os objetivos definidos. O que fazer neste caso? Se o processo não atinge os objetivos pré-estabelecidos ou os objetivos estão fora da realidade ou o processo está com problemas e precisa ser transformado/reestruturado. E se alguma legislação muda e aquele processo precisa mudar? Em cada caso será necessário transformar o processo, tanto na manutenção quanto na evolução!

    Está área de conhecimento apresenta algumas metodologias para a transformação planejada dos processo afim de que, após monitorados, eles sejam transformados conforme a necessidade. Mas a transformações deve ser embasada em alguma metodologia de melhoria para que os processos continuem ou passem a refletir a estratégia da empresa.
  • Organização de Processos:  Mas será que qualquer organização pode agora passar a implementar projetos BPM? Será que qualquer estrutura organizacional pode suportar esta nova cultura? Não! Para tirar o melhor proveito e realmente passar a gerenciar os processos da organização, é necessário quebrar algumas culturas, formas de pensar e de agir dentro da organização! São necessárias as criações de alguns comitês de gestores de processos e alguns cargos diferenciados dentro da organização como: Dono do processo, Analistas de processos, Arquitetos de processos, etc.

    Esta área de conhecimento apresenta como é uma organização que realiza o seu trabalho com o foco em processos e descreve como é sua estrutura, gerenciamento e organização a partir de seus processos que realizam interações com o cliente final.
  • Gerenciamento de Processos Corporativos:  Como cada participante do processo pode buscar os objetivos corporativos quando eles não conhecem quais são estes objetivos? Como a organização vai garantir que sua visão está sendo atendida se não há quem preste contas sobre determinado processo? Sem a visão disseminada na organização e o apontamento de responsáveis à prestação de contas de certas atividades é quase que impossível que a organização atinja os objetivos pretendidos.

    Nesta área de conhecimento é apresentada a forma de governança necessária para que toda a organização esteja alinhada, ou seja: Executivos sabem o que funcionários executam e funcionários sabem o que os executivos almejam alcançar. Para ser criada toda a sinergia na organização é necessária a comunicação e a governança de seus processos de uma maneira prática e transparente.
     
  • Tecnologias de Gerenciamento de Processos:  Não que seja absolutamente necessária a implantação de sistemas informatizados para monitoria mas a adoção dessas ferramentas de uma forma alinhada com as estratégias e objetivos do negócio realmente fazem a diferença no gerenciamento dos processos. Os BPMSs - Business Process Management Systems ou traduzindo para Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio são softwares capazes de retratar os processos das organizações de forma organizada e gerenciável.

    Mas cuidado! Não adianta sair automatizando qualquer processo dentro de uma organização e achar que estará reduzindo os seus custos! Se um processo mal elaborado e desalinhado com os objetivos principais da organização for automatizado, o resultado que você terá é um processo ruim realizado mais rapidamente, ou seja, acabará realizando mais vezes um processo que não contribui para a sua organização. É necessário ficar atento a isto!


Estas fases são bem definidas teoricamente, mas no dia a dia dos projetos é possível que algumas aconteçam paralelamente às outras, o que não é recomendado pelo CBOK nem por mim. Por mais que você tenha estudado o BPM CBOK e entenda a importância de viver cada fase de uma vez, as pessoas envolvidas no projeto que não tem este tipo de conhecimento estarão sempre "pulando etapas" ou tentando! Cabe a você, o Analista de Processos, buscar segurar um pouco os ânimos e nortear as pessoas no caminho recomendado. Mas isto é relativo ao grau de maturidade do ambiente onde se está trabalhando. Conforme comentado antes, o BPM CBOK não deve ser tratado como regras a serem seguidas rigidamente, mas sim como um grande auxiliador e norteador dos direcionamentos do projeto.


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Bruno Barrios
BPMVision


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