O QUE É IMPORTANTE PARA PROMOVER UM PMO DE SUCESSO?

Por: Lynda Bourne
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Estivemos na palestra da Dra. Lynda Bourne, uma das maiores autoridades no tema Stakeholder Management, que abordou em sua palestra no Fórum Internacional de PMOs 2012 a importância que a comunicação e uma correta gestão de stakeholder tem para garantir o sucesso de um PMO e dos projetos de modo geral.

Sua palestra começou falando sobre a importância das pessoas nos resultados, e como é importante que elas se engajem com os resultados. Tendo como base esta colocação. A Dra. Lynda levantou um questionamento, sobre qual o relacionamento que o PMO desenvolve na empresa, ele é um parceiro ou um servidor?

Apenas para pontuar, ela ressaltou as principais funções desenvolvidas por um PMO, que também podem ser lidas neste post escrito pelo Mário Trentim, são elas:

1. Monitoramento e Controle;
2. Metodologia e Suporte ao desenvolvimento;
3. Acompanhar e ajudar no desenvolvimento da carreira do G.P.
4. Oferecer suporte a Governança Corporativa e alinhamento estratégico;
5. Entrega de Valor/Realização de Beneficios
6. Gestão de de Relacionamentos

Abordando a questão do stakeholder nesta definição de atuaçãoa feita pela Dra. Lynda Bourne, foram colocadas algumas técnicas que podem ser utilizadas para garantir uma boa comunicação e consequentemente engajamento. Segundo ela, existem básica mente 4 tipos de Stakeholders no que se refere a demanda de comunicação, por exemplo, a informação que os executivos estão buscando é diferente da informação que a equipe do projeto demanda, a equipe em relação os executivos querem muitos mais detalhes do dia a dia, enquanto os executivos estão mais interessados em um report mais rápido com os resultados. Tais diferenças, demandam uma comunicação especifica, os quatro tipos apresentados foram:

• Downwards
• Upwards
• Sideward
• Outwards

Para mapear cada um destes grupos apresentou a técnica sugerida foi a SHC Methodology – Stakeholder Analytics, que consiste em identificar os stakeholders e a maneira como se dará o relacionamento e comunicação entre os grupos de stakeholders identificados por meio de níveis de importância entre os diferentes stakeholders.

De acordo com a Dra. Lynda Bourne, um bom mapeamento e consequentemente plano de gestão é capaz de identificar a maneira como se dará o relacionamento com as diversas pessoas, quais são as expectativas e que ao longo do projeto os grupos de stakeholders mais importantes vão mudando, assim como as expectativas vão mudando e surgindo outras. Assim como este trabalho permitirá criar uma metologia especifica para cada um deles: Os passos propostos pela metodologia são:

1. Identificar
2. Priorizar
3. Visualizar
4. Engajar
5. Monitorar

Finalizando a sua apresentação, ela mencionou mais duas técnicas, uma delas voltada para a gestão da equipe, que é a SCARF (status, certainty, autonomy, relationships, fairness),mencionada em nosso blog pela Maria Angélica Castellani e a LB´s 3 voltada para a comunicação com os executivos (1 – No Problems: recomendations; 2 – Business language; 3 – Make them look good)

Gostou, quer saber mais? Então acompanhe a Dra. Lynda Bourne no Twitter: @lyndashm